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三ツ星ベルト、WEB招待状「ヨブナラ」で国際イベントを効率化

三ツ星ベルト株式会社が、WEB招待状サービス「ヨブナラ」を導入し、国際イベントの招待業務を大きく改善しました。この変革により、業務効率化とコスト削減を果たしたことは、他の企業にとっても非常に参考になる事例です。

1. 従来の招待業務の課題

三ツ星ベルトは、4年ごとに国内外の重要なクライアントを招待するイベントを開催しており、その招待業務は長い間、アナログな紙の招待状に依存していました。しかし、この方法には以下のような大きな課題が存在しました。

課題1: 多言語対応の難しさ

海外のゲストを迎えるため、三ツ星ベルトでは日本語、英語、中国語の計3種類の招待状を準備していました。しかし、各言語ごとに内容を確認し、最終的に印刷するための時間や労力が膨大でした。また、紙の性質上、一度内容が確定すると変更が難しく、別途パンフレットを作成する必要もあり、その分の手間も増えてしまいました。

課題 2: 受付の混雑

イベント当日の受付も、紙媒体を基にした手作業が中心だったため、ゲストの名前確認に多くの時間を要していました。言語ごとに窓口を設ける必要もあり、特に多くの方が集中する時間帯では、長い列ができることもありました。

課題 3: 手間とコストの負担

紙の招待状に伴う手作業は、5名の担当者が関与するほどの手間を要し、印刷費や郵送費も嵩み、イベントごとに非常に大きなコストになっていました。このような状況では、業務の効率化とコスト削減が急務とされました。

2. WEB招待状「ヨブナラ」の導入

これらの問題を解消するために、三ツ星ベルトはWEB招待状サービス「ヨブナラ」の導入を決定しました。

ヨブナラの特徴

「ヨブナラ」は、QRコードを使った受付機能や英語対応の招待状機能を備え、国際イベントに特化したサービスを提供しています。この機能により、招待業務全体をスムーズに進行できるようになります。

3. 効果と成果

「ヨブナラ」を導入したことで、三ツ星ベルトはイベント招待業務の以下のような大きな効果を実感しました。

効果1: グローバル業務の効率化

まず、招待状は日本語と英語に対応し、リンクでの共有が可能となりました。これにより、国ごとに印刷・発送をする必要がなくなり、担当者の負担が軽減されました。また、イベント詳細情報を招待状に直接記載することで、変更があってもスピーディーに対応できるようになりました。

効果2: 受付のスムーズ化

QRコード受付を導入することで、受付業務が大幅に効率化されました。
従来のように手作業で名前を確認する必要がなくなり、来場者の待ち時間も著しく減少しました。この新しいプロセスにより、限られた人的リソースを他の重要な業務に集中させることができました。

効果3: コストと手間の削減

招待業務から紙の印刷や郵送が不要となったため、コストを大幅に削減しました。具体的には、招待状作成から送付、受付にかかる時間を約10時間も短縮することができ、担当者の工数を軽減しました。

4. 今後の展望

三ツ星ベルト株式会社は、「ヨブナラ」を通じて国際イベントの招待業務をデジタル化し、手間とコストを削減しながらグローバルな対応力を強化しています。今後も、「ヨブナラ」は多忙なビジネスシーンにおいて、業務の効率化と企業イベントの価値向上に寄与していくでしょう。

WEB招待状「ヨブナラ」の特徴

「ヨブナラ」は、従来の紙の招待状をデジタル化し、招待プロセスを効率化するWEBサービスです。手間やコストを大幅に削減し、環境にも配慮したイベント開催を実現します。個人から企業、団体まで、さまざまなシーンで利用可能です。

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【公式サイト】

• - WEB招待状ヨブナラ
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• - Instagram

【会社概要】

• - 会社名: 株式会社ココチエ
• - 所在地: 東京都港区南青山5-13-1プレファス南青山3F
• - 代表: 糸島求一
• - 創業年: 2013年
• - 会社HP

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