株式会社ガイアが新体制でDXを推進、業務の効率化と透明性を確保

株式会社ガイアが新体制でDXを推進

株式会社ガイアが新たな経営陣を迎え、全社的にデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進に取り組んでいます。背景には、請求業務の改善を目指す強い意欲と、企業としての成長を求める姿勢があり、この流れは業務効率の向上と透明性の確保を実現することを目的としています。

DX推進の背景と新たな挑戦

ガイアは2017年にBtoBプラットフォームの請求書業務を導入したものの、十分に活用されていない状況が続いていました。しかし、2023年10月に民事再生法の適用を申請し、経営陣が刷新されることによって、その状況に変化が訪れました。「経営者意識を持って誇れる会社を目指す」という明確な方針の下、請求書業務のゼロベースでの見直しに着手しました。

特に課題とされていたのは、各部署間の情報のやり取りが煩雑であったことです。これまでは経理部が一元的に情報を受け取り、各部署に振り分けられていましたが、このプロセスでは遅延や情報伝達のミスが頻発していました。そこで、業務フローの見直しと業務の電子化が不可欠となりました。

BtoBプラットフォームの導入効果

業務意識の向上

新たに導入されたBtoBプラットフォームは、社員一人ひとりの意識を変革する大きな影響を与えています。以前は「経理部だけの仕事」とされていた請求書業務が可視化され、全社員が業務効率の重要性を意識するようになりました。この文化により、DX推進の取り組みが社内で徐々に浸透しています。

作業時間の大幅削減

また、請求書の処理においても目覚ましい効果が現れています。新しいシステムを活用することで請求書の受取から経理処理までの期間が約5日短縮され、実に約400時間もの作業時間を削減することができました。現在、取引先の70％以上がこのプラットフォームを導入しており、さらにはAI-OCRを活用し、少ない紙書類の流通を実現しています。

入金業務の効率化

加えて、入金消込機能を利用することで、請求書の自動処理が進み、銀行の入出金データを活用して入金確認が可能になりました。これにより、全ての業務において透明性の向上と時間効率が図られたのです。

電子契約の優位性

ガイアではBtoBプラットフォームにより、電子契約を活用しています。紙の契約書をデジタル化し、電子保管することで、収入印紙が不要になり、取引先の負担を軽減しています。このように、契約業務の簡略化や効率化が進み、新規契約時のスムーズな手続きを実現しています。

今後の展望

ガイアは今後、BtoBプラットフォームを人事領域にも展開する計画です。従業員との雇用契約書など、新たな書類の扱いについての課題がありますが、インフォマートとの協力を通じて解決を図る方針です。また、外部システムの導入に積極的な姿勢に転換することで、業界全体の発展に寄与する企業としての成長を目指しています。