立命館大学、生成AIを活用して購買申請業務の効率化を実現

京都を代表する教育機関である立命館大学が、教育、研究、経営の高度化を目指してDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しています。その一環として、テックタッチ株式会社が提供する業務支援基盤「テックタッチ AI Hub」を導入しました。これは、教職員による購買申請業務における入力不備を減らすことを目的としています。

導入の背景

立命館では、中期計画「学園ビジョンR2030」に基づいてDX化を進めており、その中で購買管理システム「Coupa」を利用しています。しかし、申請業務に不慣れな教職員が多く、書類の添付忘れや入力項目の不整合といった不備が頻発していました。従来のマニュアル提供やシステムの改修だけでは対応しきれず、結果として事務局の確認作業が増え、業務が滞るのが課題でした。

導入の決め手

「テックタッチ AI Hub」は、既存システムを改修せずに短期間で導入できる点が決定的でした。AIは入力された内容をリアルタイムで解析し、不備をその場で通知します。このことにより、申請者は自己解決が容易になり、業務のスムーズな流れが実現しました。

導入効果

導入からわずか2週間で、AIによる入力支援の頻度は1日平均100回を超え、特に注目すべきは「入力不備」がその場で解消される点です。AIのリアルタイム解析により、申請者自身がミスに気づき、修正を行うという新たな業務フローが確立されました。このことは、事務局から申請者への問い合わせや差し戻し工数の削減にも寄与し、業務効率を大幅に向上させる結果に結びついています。

今後の展望

立命館大学は、今後もAIプロンプトの精度向上を図り、さらなる業務展開を検討しています。具体的には、OCR機能を活用して添付PDFの不整合を自動的に抽出する機能の実装を計画しています。このような進化は、AIとの対話を通じて実務に反映できる新たな業務スタイルの確立を目指します。

立命館大学のコメント

大学の中山氏は、「テックタッチ AI Hub」は既存の業務フローを壊すことなく、AIを利用する敷居を下げていると評価しています。頼りすぎない環境づくりが求められる中、AIを上手に活用することで、職員の自己解決率が向上したことは大きな成果だと述べました。ただし、AIの提案を無視するユーザーがいる現状には課題が残ります。