株式会社クラスコが請求書共有の自動化システム構築で業務効率化を実現

請求書共有の自動化システム構築による業務効率化

株式会社クラスコが実現した新たな「自動化ワークフロー」は、経理業務における請求書の管理と社内情報の共有を革新しました。内部の経理業務における手作業の煩雑さをなくすため、同社は生成AIと既存のクラウド環境を組み合わせて新システムを構築し、支払い漏れのリスクをゼロへと導きました。これにより、全体的な業務の可視化を推進し、効率化を実現しています。

クラスコのDX戦略

AIを導入することによって、クラスコは売上を年間で2億円も増加させるなど、効果を上げてきました。また、業務時間を22,862時間削減し、コストを6,800万円も圧縮することに成功しました。これは「すべての業務にAIエージェントを」というスローガンを掲げ、全スタッフが積極的にAIやクラウドツールを活用しているからです。毎朝の会社全体の朝礼や月1回のAI活用共有会を通じて、社員全体の情報を常に更新し、全社的な業務改革を進めています。

現場が抱える課題

不動産業界における管理部門では、依然として多くの手作業が残り、業務負荷の増大とヒューマンエラーが発生する問題が存在しています。従来の請求書共有はチャットツールを使用していましたが、メッセージの埋もれや確認の手間が支払い漏れを引き起こす原因となっていました。そのため、部署間のコミュニケーションは非常に困難で、業務の進捗状況を把握することも難しいものでした。このような状況を打破するために、業務の情報共有そのものを改革する必要がありました。

新システムの導入

クラスコは、既存のデジタル環境を最大限に活用し、手作業を排除した自動化ワークフローを設計しました。これにより、生成AIを活用した一元管理が可能になり、専用の入力フォームからデータを送ることで、進捗状況がリアルタイムで可視化されます。加えて、データ受信時だけではなく、振込完了時にも自動で関係者に通知が行われる仕組みが整えられました。これにより、確認漏れを防ぎ、業務における心理的負担を軽減することができました。

支払い漏れのリスクゼロを実現

このシステムの導入により、クラスコは支払い漏れの発生リスクをゼロに維持しつつ、年間で12時間の作業削減を実現しました。請求書の検索や支払い確認にかかる手間が大幅に削減されたため、部署間での確認作業が不要になり、心理的なストレスを軽減することができました。このように、業務の透明化が実現され、スムーズな連携が促進されています。

今後の展望

クラスコは、今回の自動化システムを出発点として、更にAIを活用した高度な業務の効率化を進めていく考えです。具体的には、AIのOCR技術を利用して請求書PDFを解析し、自動で支払データや仕訳データに変換することを目指しています。また、得られたノウハウは全国の不動産会社に提供する「AI＆Google Workspace構築支援サービス」を通じて還元し、不動産業界全体の生産性向上に貢献していきます。