「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」で書類整理が驚異的に効率化！

書類整理の新しいスタンダード「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」

株式会社ソースネクストが2023年6月4日に新たに発売した「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」は、オフィスでの紙書類を効率的に電子化するAI搭載のソフトウェアです。リモートワークの普及とともに、企業のオフィススペースを縮小する動きが進む中、紙文書の電子化が新たな課題として浮上しています。従来、膨大な手間と時間を要していたこの作業を一挙に解決するこの製品について詳しくご紹介します。

71％の時間を短縮する理由

このソフトの最大の特徴は、何といっても書類の電子化にかかる時間を71％削減できる点です。これは、AIを活用し、大量の書類をまとめてスキャンすることにより実現されます。通常であれば、バインダーから書類を一枚一枚取り出して再度戻したり、ファイル名を手動で付けたりと、面倒な手間がかかっていました。このソフトウェアを使用すると、スキャンされた文書を簡単に分割し、自動的にファイル名を付与。さらには透明テキスト付きのPDFを生成し、書類の検索も容易になります。

効率的な書類整理機能

1. 一括スキャン機能

「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」は、ユーザーが書類をまとめてスキャナにセットするだけで、全体を一つのファイルとして保存するのではなく、書類ごとに自動で分割できます。このため、元の書類に戻す手間を省け、作業時間の大幅な短縮が実現されるのです。

2. AIによるファイル名自動付与

スキャンした書類の内容に基づいて、AIが自動的にファイル名を設定します。これにより、後から中身を確認せずとも、ファイル名が適切かどうかをその場でチェックすることが可能に。これまでの煩わしいリネーム作業から解放されます。

3. 検索可能な透明テキスト付きPDF

電子化した書類は、OCR処理が施され、検索が容易になります。これにより、必要な文書をスムーズに見つけることができるのです。そのため、ファイル名だけでなく、文書の内容によっても検索できるのが嬉しいポイントです。

4. 安心のオフライン処理

多くのAIソフトは、データをサーバーに送信するため、データ漏洩のリスクがあります。このソフトウェアは、全ての処理をオフライン環境で行うため、機密情報や個人情報を含む書類でも安心して扱うことができます。

特徴的な機能の紹介

• ページの向きを自動で整える機能: AIが文字を認識し、自動で向きを揃えます。

• フォルダの自動仕分け: キーワード設定により、自動的に特定フォルダに振り分け可能。

• 電子帳簿保存法対応: タイムスタンプの付与・検証を一括処理できます。

まとめ

「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」は、業務の効率化を図るために設計された非常に強力なツールです。冗長な手間を解消し、電子化の作業をシンプルかつ迅速に進められることが可能になりました。これにより、企業におけるリモートワークの環境もより充実し、働き方改革にも大きく寄与することでしょう。

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