焼津市役所が実現した年間3600時間の業務削減とは？

焼津市役所が実現した年度3600時間の業務削減

静岡県焼津市役所は、業務の効率化を目指してkintoneとそのカスタマイズサービス「gusuku Customine」を全庁に導入しました。この取り組みの結果、年間3600時間もの業務削減を達成しています。これまで多くの課題を抱えていた同市が、どのようにしてこの成果を得たのかを詳しく見ていきましょう。

背景と課題

焼津市役所では、複雑化した業務のために多くの非効率が存在していました。中でも、職員が異動した際にメンテナンスが難しいExcelファイルや、手入力を必要とするアンケート処理などが挙げられます。このような状況は、職員の業務負担を増大させ、結果として市民サービスに影響を及ぼす可能性もありました。そこで彼らは「ノーコード宣言シティ」として、業務改善に向けた新たな方針を掲げました。

導入の詳細と活用方法

焼津市役所が選んだ手段は、kintoneの全庁導入です。しかし、単にkintoneの基本機能を利用するだけでは、複雑な業務を効率化するには不十分でした。そこで、カスタマインの導入を決定。具体的にどのような業務にどのように活用したのか、以下にいくつかのケースを紹介します。

1. 学校給食の収納管理

従来、学校給食の費用管理は巨大なExcelファイルで行われていました。この業務は複雑で、手入力ミスのリスクも高いものでした。しかし、kintoneとカスタマインを使用して再構築することで、誤入力防止やデータの自動転記などの処理をノーコードで実現しました。これにより、業務の効率が大きく向上しました。

2. 誰でも使いやすい画面設計

kintoneの活用によって、一覧画面の情報を見やすく整理することも可能になりました。特に、各担当課ごとのフィールドをタブで整理したことで、どの職員でも直感的に操作できるアプリが実現しました。このような画面設計は、約130のアプリに応用されています。

3. 外部システムとの連携

市民が建設工事の設計図書をWeb上で閲覧できるシステムも構築されました。申請情報はkintoneに登録され、セキュリティを保つために、毎日自動的にデータへのアクセス権が削除される仕組みも搭載。このような高度な機能もカスタマインによって実現されています。

4. 市民サービスの向上

熱中症対策として導入されたクーリングシェルターの管理アプリでは、利用者がスマートフォンから最寄りの施設を簡単に検索できるような仕組みが整備されました。これは、市民サービスの一環として評価されています。

導入による成果

kintoneとカスタマインを導入してから約1年で、焼津市役所は年間3600時間の業務削減を実現しました。職員からは「プログラミングの知識がなくても組み立てられるのがありがたい」などの声が寄せられ、カスタマインの効果を実感しています。全庁にわたるこの取り組みは、市民へのサービス向上にも寄与しています。