商業ディベロッパー・クリエイトリンクがContract One導入で契約管理を革新

契約の効率化を目指した新システム「Contract One」の導入

商業ディベロッパーとしての強みを生かすクリエイトリンクは、最近、契約AXサービス「Contract One」を導入したことを発表しました。この決定は、商業施設開発やテナントリーシングの過程において、契約書の管理の重要性を認識した結果です。

クリエイトリンクは、アリオやグランツリーなどの大型商業施設を運営し、テナント各社との取引が日常的に行われています。そのため、定期的に新しい契約を結ぶことが求められ、これまでに締結した契約は7万件を超える膨大な量にのぼります。これらの契約書は各部門で日常的に参照されるため、契約情報の整理や検索機能が必須でしたが、従来のフォルダー管理方式では横断的な検索が困難で、多くの業務負担がかかっていました。

導入の背景

企業の成長には効率的な業務運営が欠かせず、クリエイトリンクにおいても契約の管理が重要なテーマとされていました。これまでも別のシステムを使用していましたが、情報の集約方法が非効率的であり、特に複数の商業施設を展開する中では同一テナントの契約書を探し出すのが非常に手間でした。担当者が目視で確認する必要があり、工数がかさんでいたのです。これを改善するために新しいシステムの導入が急務となりました。

Contract Oneの導入による効果

契約管理の基盤を強化するために選ばれた「Contract One」は、約7万件の契約書を一元管理し、さまざまな切り口から検索できる体制を構築します。これにより、リーシング部門や営業部門の担当者が必要な情報を迅速かつ容易に取得できるようになります。同システムには、アラート機能やAI自動抽出機能が搭載されており、契約期限の管理や台帳作成にかかる負担を大幅に軽減することが期待されています。

効率化の具体的なポイント

1. 検索性の向上
テナント名や施設名、特定の条文をもとに契約書を簡単に検索可能になることで、煩雑な情報収集の手間を大幅に減少させることができます。
2. 業務負荷の軽減
アラート機能により、契約管理業務が自動化され、担当者の手間が省かれます。
3. 台帳作成の効率化
日常的に管理したい情報については、AIが自動で契約書から抽出し、台帳作成作業を簡素化します。

クリエイトリンクの期待と未来

クリエイトリンクの伊東氏と三浦氏は、全社的なデジタル化を進める中で、Contract Oneの導入の重要性について強調しています。情報への迅速なアクセスが可能になることで、業務効率が向上し、企業全体が一体となって業務を進めるシステムの整備が進む見込みです。

「Contract One」の導入により、契約書参照にかかる問い合わせも減少し、円滑な運用が期待されています。今後は電子化された契約管理の中で、透明性とセキュリティの強化を目指すクリエイトリンクの取り組みが注目されます。