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自治体の文書管理の実態と課題

一般社団法人自治体DX推進協議会が実施した最新の調査によれば、全国の自治体において95.5％が文書およびファイル管理における課題を抱えているという結果が出ました。この調査は2026年6月から7月の間に全国の133自治体を対象に行われ、特に文書管理の現状と生成AIの活用に焦点を当てています。

1. 調査の背景と目的

この調査は、自治体DXガイド増刊号『ファイル管理のリアル』の発刊に合わせて実施されました。自治体のデジタルトランスフォーメーション（DX）が進む中で、文書及びデータの適切な管理が重要であると認識されつつあります。調査結果は、2026年8月5日（水）に予定されている報告会で詳しく発表される予定です。

2. 課題が浮き彫りに

調査結果によると、文書管理において最も多くの自治体が直面している問題は以下の通りです：

• - サーバ容量の逼迫：67.7％
• - ファイルが見つからない・探すのに時間がかかる：65.4％
• - 命名規則やフォルダ構成のルールがない：63.9％
• - 個人名フォルダや出所不明ファイルの多発：59.4％
• - 重複や異なる版のファイルが頻繁に存在する：53.4％

このような課題は、文書管理の効率や精度に多大な影響を及ぼしており、自治体の業務にも悪影響を及ぼしています。

3. 管理ルールの運用状況

さらに、全庁的な管理ルールが運用されている自治体はわずか27.1％にとどまり、36.8％は「ルールはあるが徹底されていない」と回答。これを合わせると、7割以上の自治体が適切な管理体制を持っていないことがわかります。ファイルの管理が入所単位に任される状況は、業務の引き継ぎや情報の整合性を脅かしています。

4. 業務への影響

ファイル管理の問題が業務にどのような影響を与えているかについては、94.0％の自治体が何らかの影響を感じているとしています。具体的には、「大きな影響が出ており対策が急務」という回答が6.8％、「一定の影響が出ており対策を検討」という回答が37.6％。これらは、自治体の業務推進における重大な課題であることが明白です。＼(^o^)／

5. 報告会の情報

自治体の文書管理の実態をより深く理解するために、2026年8月5日（水）10:00からオンラインで報告会が開催されます。この会では、調査結果をもとに、今後の文書管理の課題とその改善策について議論されます。参加は無料で事前登録制となっているため、興味のある方は早めに申し込むことをお勧めします。

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この調査を通じて見えてきた文書管理の課題。AIや新たな技術を活用しつつ、どのように自治体のファイル管理を改善していくかが、今後の鍵となるでしょう。情報発信を行い、より良い行政運営に向けた施策を期待したいところです。

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