日本能率協会とHELP YOUが協力し行う業務効率化の新しい形

日本能率協会とHELP YOUの業務効率化

日本能率協会は、年間3,000件以上のイベントを成功裏に運営する非営利団体です。しかし、イベント数の増加に伴い、請求書作成や参加証発行などの事務業務が増加し、職員には大きな負担がかかっていました。そこで、業務効率化を図るために導入されたのがオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」です。

効率化の背景

日本能率協会は、企業研修や公開セミナー、展示会など幅広い教育事業を展開しています。これらの事業の運営には、高度な専門性と正確さが求められ、特に営業事務においては手間のかかる作業が多く、職員もまた多忙を極める状況でした。特に、繁忙期の月末月初には、締め処理の負担が増加し、職員同士のコミュニケーションも困難になるほどの業務逼迫状態が見られました。

これらの課題を解消するために、特定の人材に依存せずに安定した事務運営を行う体制の構築が急がれていました。そこで選ばれたのが、柔軟なチーム体制で業務をサポートする「HELP YOU」というオンラインアウトソーシングサービスです。

HELP YOUの導入と支援内容

HELP YOUが支援するのは、展示会やセミナーに関連する事務業務全般です。具体的には、以下の業務を中心に手掛けています。

- イベント関連の請求書作成・送付
- 入金消込
- 参加証の発行
- 営業担当からの各種依頼対応を含む事務局運営のサポート

HELP YOUは日本全国や世界35カ国から集まった600名以上のメンバーがフルリモートで業務を遂行しており、全国どこでもスムーズな業務支援が可能です。

導入効果と職員の声

HELP YOUを通じて、月末月初の繁忙が軽減され、職員はエラー対応やイレギュラー業務などコアな業務に集中できるようになりました。その結果、驚くべきことに月末には定時で帰宅できるようになったとのことです。「どんどん依頼できる体制が整ったことで、業務のアウトソース化が進みました」との声が寄せられています。

HELP YOUへの外注時間は、月60時間から120時間、最大420時間に拡大され、ルーティン業務を私たちが引き受けることで、職員はより付加価値の高い業務に注力できる環境が整いました。

日本能率協会の評価

日本能率協会は、「HELP YOUがあれば安心して任せられる」という言葉を寄せています。ルーティン業務を外注することで、職員はエラーやイレギュラーな業務に専念できるようになり、何よりもみんなが“心穏やか”に業務に取り組めるようになったと評価しています。これまで重圧感を抱えていた職員が、業務の効率化によりストレスなく働けるようになったのです。

まとめ

日本能率協会とHELP YOUとの連携は、事務負担の軽減のみならず、職員の働き方を劇的に改善しました。オンラインアウトソーシングの導入によって生まれた新しい業務効率化の形は、今後のイベント運営においてもさらなる可能性を秘めています。両者の協力によって、より多くの成功と発展が期待されます。

公式サイトや関連情報については、以下を参照してください。

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