全国の地方自治体における公文書管理のデジタル化進捗と課題

一般社団法人日本経営協会が2025年11月から2026年1月にかけて実施した調査結果が発表され、全国の934自治体を対象に公文書管理システムの導入状況やデジタル化の進捗が明らかになりました。本調査の目的は、自治体の公文書管理の現状および将来の方向性を把握し、今後のデジタル化推進に向けた課題を浮き彫りにするものです。

調査の背景と目的

日本の行政運営において、公文書の適切な管理は欠かせない要素です。しかし、地方自治体では紙文書の管理に依然として多くの課題を抱えており、デジタル化の推進が急務とされています。この調査は、地方自治体の公文書デジタル化状況を把握することで、効果的な施策や支援の在り方を検討するために実施されました。

調査結果の概要

文書管理システムの導入状況

調査によると、約7割の自治体が文書管理システムを導入していることが確認されました。このうち、「2020年以降に導入した」と回答した自治体は30.4％を占め、近年においても導入が進んでいることが分かります。特に中小規模の自治体でも導入が進んでおり、全体の中での導入率は年々増加傾向にありました。

紙文書管理の課題

一方で、約65.2％の自治体が紙文書の保管スペースに課題を抱えており、この問題は非常に深刻です。庁舎内や外部倉庫の利用に対するコストや情報漏洩の懸念が高まり、解決策の模索が急務となっています。また、90％以上の自治体が将来的な保管スペースの不足を懸念しているとの結果も示されました。

デジタル化を進めるために必要な措置

デジタル化推進のためには、法令整備や人材育成、成功事例の共有が求められています。57.5％の自治体がデジタル媒体の公文書の法的な証拠性を明確にするための整備を希望しており、次いで人材育成に対する支援とプロジェクトの成功事例の共有が強く求められています。

今後の課題と展望

調査から得られた結果をもとに、今後自治体が直面する課題として、運用体制の整備や人材の育成、さらには予算の確保が重要なポイントであることが浮き彫りになりました。自治体のデジタル化はまだ始まったばかりであり、今後の改善に向けて、地域の特性に合った施策が求められるでしょう。

まとめ

この調査は、地方自治体における公文書管理のデジタル化の現状を把握し、問題点を分析するために重要な指針となります。日本経営協会は、この報告書を公開し、今後の社会における公文書管理の向上へ向けた提言を行っていく方針です。自治体が直面する課題を解決するため、多くの関係者が連携し、新たな道を切り開いていけることを願っています。