大学の科研費伝票処理を革新するハーモニープラスの新サービス

煩雑な科研費伝票処理業務を一手に引き受けるハーモニープラスの新サービス

東京都千代田区に本社を置くハーモニープラス株式会社では、大学における科研費伝票処理業務の効率化を目的とした新サービスを立ち上げました。このサービスは、「大学業務を支える伴走型BPaaS」として、アジャイルなデータ活用と独自のツールを駆使して、教職員の業務を大幅に支援します。

現場が抱える課題

現在、多くの大学が直面している課題はさまざまです。特に科研費に関する伝票入力は、属性によって職員に依存しがちであり、職員の異動や休暇時には業務が滞ることが多いのが実情です。この他にも、以下のような問題が山積しています。

- 申請に必要な証憑の煩雑さ: 教員が必要な書類を整えることが大きな負担となっています。
- 予算執行ルールの複雑さ: ルールの解釈の違いや制度の改変が頻繁で、教職員が戸惑う場面が多いです。
- 承認フローの不透明性: 縦割り組織により、誰が何を承認するのかが不明確になり、責任の所在が分からなくなっています。

これらの問題は、確認作業の重複や、不備によるトラブルを引き起こし、効果的な業務運用を妨げています。特に教員と事務職員の間、さらには部署間でのコミュニケーションの複雑化が、コンプライアンス違反のリスクを引き起こしています。

ハーモニープラスの提案

こうした課題に対して、ハーモニープラスが提案するのは、以下のアプローチです。

1. 現状の可視化: 現場の作業や承認フローを明確にし、共通認識を持つことから始めます。
2. 部署間の連携強化: 第三者としての立場を活かし、全体の課題を洗い出します。
3. 理想の運用フローの再定義: AIやRPAなど最新技術を取り入れた新しい運用フローを構築します。
4. アジャイル式のツール開発: スピード感を持ってツールを開発し、柔軟な業務運用を実現します。
5. イレギュラーな事態への対応: ツールでは対処できない部分も、専任スタッフが対応します。

このように、ハーモニープラスのBPaaSは、大学ごとの特性や事情を尊重しつつ、ICT技術を駆使した温かみのあるサービスの提供を目指しています。

提供される機能

提供されるサービスには、以下の機能が備わっています。

- 申請・支払・出張・物品購入等の伝票入力テンプレート
- AI-OCRを活用した自動伝票チェック
- 過去の実績とルールに基づくチェック機能
- 研究費執行ルールの自動ガイドの提供
- 予算執行に関するサポートデスクの設置

導入のメリット

この新サービスを導入することで得られる効果はかなり大きいです。伝票作成や確認にかかる時間を最大で70%削減できることが見込まれ、入力ミスや記載漏れの大幅な減少も期待できます。これにより、職員の繁忙期における負担が軽減され、新人でも安心して業務に取り組むことができるようになります。結果として、教員は教育活動にもっと集中できる時間を持つことができます。