東久留米市がデジタル化を推進し、書類作成を86％削減

地方自治体のデジタル革新が進行中

東京都の東久留米市が、株式会社インフォマートが提供するBtoBプラットフォームを導入し、業務のデジタル化が進んでいます。この施策により、年間約86％もの書類を削減し、透明性のある効率的な行政サービスを実現しています。

赤裸々な課題の明確化

東久留米市では「お手間を取らせない市役所」を目指し、さまざまな取り組みを行っていますが、従来の紙ベースの業務は、取引先や業務内部での生産性を著しく低下させていました。会計課では年間35,000件を超える支出伝票を処理し、1日平均150件の伝票に対応していました。そのため、必要な書類を探すための多くの時間とスペースを取られていました。

その上、契約書のやり取りも従来のアナログ方式が主流で、契約の内容にミスがあった場合の確認などが大きな負担になっていました。これらの業務プロセスの非効率性が、東久留米市の行政サービスの質を妨げていました。

デジタル化の導入決定に至る背景

BtoBプラットフォームの導入にあたり、最も重要な理由のひとつは、既存の財務会計システムとのデータ連携が可能である点でした。これにより新たなシステムに慣れることなく、現在の環境を最大限に活かすことができました。また、以前から多くの自治体での実証実験を通じて、利用実績が豊富である点でも信頼性が高いものでした。

さらに、LGWAN環境への対応も決定的要因となり、東久留米市では導入へのスピード感も増しました。これにより業務のデジタル化がスムーズに行われました。

業務効率化の具体的な効果

BtoBプラットフォームを導入した結果、会計事務業務が効率化され、処理ミスが減少しました。電子決裁を導入したことで、年間35,000件に及ぶ審査も効率的に行えるようになり、移動時間の削減やテレワーク対応の環境が整いました。

特に、請求書や契約書のデジタル化により、ペーパーレス化が大幅に進み、年間96冊の分厚いファイルがたった14冊に減少しました。これにより、管理が容易になり、紙の書類で発生していた見落としのリスクも低減されました。

利便性の向上と高い満足度

運用を開始したあとのシステム利用事業者へのアンケートでは、70％以上が「使いやすい」と回答し、80％の事業者がシステムに満足しているとのことでした。特に、電子契約の導入により収入印紙が不要となり、オンラインでの契約が可能となる点が高く評価されています。

未来へ向けた展望

今後、東久留米市ではBtoBプラットフォームを利用する事業者の増加を見込んでおり、さらなるペーパーレス化と業務効率化を進めていきます。また、環境に配慮したSDGsの実現も考慮し、地域のデジタルトランスフォーメーションを推進していきます。デジタル化による迅速で正確な会計事務の維持は、今後の重要な課題です。

たゆまぬ努力で、東久留米市そして事業者のパートナーシップを強化しながら、効率的で持続可能な未来を築いていくことでしょう。デジタルの力を最大限に活用した行政の取り組みは、地域社会全体の発展にも寄与するのです。