上智学院が推進する人事部門のDX、BtoBプラットフォームを導入

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム契約書」が、上智学院の人事部門で導入され、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が加速しています。この導入により、従来の業務プロセスが如何に効率化されたのか、詳しく見ていきましょう。

導入の背景

上智学院では、非常勤講師や嘱託職員の雇用契約書が約1,180件も存在していました。これまで、契約書の印刷や封入・発送には膨大な時間がかかり、2人で2週間も必要でした。また、郵送コストも年間約60万円に達しており、この負担を軽減するためにデジタル化が必要とされていました。

実際、契約書の回収率も初回の返信で戻ってくるのは約60%に過ぎず、メールでの催促も多く行われていました。このような課題を克服するため、上智学院は「BtoBプラットフォーム契約書」の導入に踏み切りました。

導入の決め手

コロナ禍を受けてオンラインでの手続きを進める流れが強まる中、上智学院が注目したのが「BtoBプラットフォーム契約書」でした。このサービスは契約書の取り交わしに特化しており、必要なコストも「利用月の基本料金」と「送付分の従量料金」のみとシンプルである点が魅力でした。結果的に、コストパフォーマンスの高さが導入の大きな決め手となりました。

導入効果

作業時間の大幅な短縮

導入後、契約書送付にかかる作業時間が従来の2週間から半日へと大幅に短縮されました。特に、初回の雇用契約書の作成時に訓練が必要でしたが、2回目以降は作業負担が軽減され、CSVデータの投入も迅速に行えるようになったのです。また、契約書の返送スピードも劇的に向上し、催促が必要な契約書の割合が2割から1割へと削減されました。