城西国際大学、郵便管理のDX実現で業務効率を劇的に改善

はじめに

千葉県東金市に位置する城西国際大学が、郵便物や配達物の管理において、株式会社トドケールのクラウドシステム「トドケール」を導入し、大幅な業務効率改善を実現したことが話題です。手書きでの管理に追われていた教職員たちの負担を軽減し、具体的な業務の見える化を進めたこの取り組みについて、詳しくご紹介します。

背景と課題

大学の総務部で総務業務と施設管理を兼任している職員は、毎朝1時間以上を手書きの台帳管理に費やしていました。この煩雑な作業により、荷物への対応に多くの時間が奪われ、個別の連絡手段の切り替えにも追われている状態が常態化していました。特に、長期休暇明けには荷物の処理が膨大になり、広いキャンパス内を走り回ることも多かったのです。

移動コストがかさむばかりか、台帳に記入する前に荷物が持ち去られるリスクも存在しました。このような諸問題を解決するために、トドケールの導入を検討することになりました。

トドケール選定のポイント

導入にあたっては、トドケールが「こちらの困りごとと解決策が一致している」という確信を持つことができたことが、大きな要因でした。解決策の内容が具体的な課題に即したものであったため、学内での承認もスムーズに進行。さらには、限られた予算に収まる価格も決め手となりました。

導入の成果

トドケールの導入後、作業時間は従来の1/5に短縮されました。これにより、教職員は1件あたり1分未満で荷物の登録ができるようになり、荷物の写真を撮影するだけで済むという大幅な業務効率化が実現しました。自動通知機能によって、教職員自身が積極的に窓口に引き取りに来る流れも確立され、何が受け取られたかの管理も格段に効率的になりました。

たとえて言えば、これまで1〜2ヶ月に1回あった問い合わせや捜索ための手間が激減し、現場の負担も軽減されました。システムの「見える化」によって、荷物の状態が明確になることも、教職員にとって大きな助けとなっています。

さらなる展望

導入後のインタビューでは、総務部の担当者が「作業時間が大幅に削減されたことが一番良かった」と語っており、トドケールのおかげで荷物の管理が非常に効率的になったことが強調されました。また、全学に対する情報の周知や大学全体のデジタル化の展望についても意見が交わされ、タイムカード打刻や入退室管理のデジタル化も視野に入れられています。

おわりに

城西国際大学でのトドケールの導入は、業務のデジタル化がもたらす成功の一例です。郵便物の管理という一見地味な業務が、最新技術によって劇的に変わる可能性を秘めています。今後は、さらなる業務改善と効率化に向けて、継続的な取り組みが期待されます。興味のある方は、ぜひ導入事例の詳細を確認してみてください。

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