秋田県庁が導入したrakumoカレンダーで生産性向上を実現

秋田県庁では、行政サービスの質を向上させるために、全庁でGoogle Workspaceの導入を進めています。このプロジェクトに伴い、特に生産性を高めるためのツールとして、rakumo株式会社の「rakumoカレンダー」が採用されました。

背景

秋田県は、人口減少による将来的な行政サービスの担い手不足という深刻な課題に直面しています。この状況を打開するためには、県全体の業務生産性を向上させる必然があります。当局は、コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を目指して、Google Workspaceを全庁導入する決断を下しました。しかし、導入に伴い、スケジュール管理の課題が浮上しました。従来のツールで定着していた「組織単位での職員管理・検索」をGoogleカレンダーだけで行うのは難しく、その結果、現場での定着に時間がかかる懸念がありました。

この課題を解決し、Google Workspaceの直感的な利便性を最大限に活かすために、rakumoカレンダーが選ばれたのです。

導入の決定理由

rakumoカレンダーが選ばれた最大の理由は、標準のGoogleカレンダーにはない、組織階層に基づくユーザー管理・検索機能を提供している点です。この機能によって、職員が既存の操作性をスムーズに継続できると判断されました。さらに、rakumoカレンダーはユーザーインターフェースが直感的であるため、新たなツールに移行する際の混乱を最小限に抑えることができると評価されました。

導入後の効果

rakumoカレンダーの導入によって、特別な研修を行うことなく、職員が自律的に使用できる環境が整ったため、現場への展開がスムーズに進みました。その結果、職員から高い評価を得られている機能として、組織階層に基づく表示の他に、異なる部署の職員をまとめて表示できる「カスタムグループ」機能があります。これにより、他部署との連携や確認作業が格段に容易になり、業務効率が向上しています。

さらに、参加者の空き時間を瞬時に確認できる機能により、会議の日程調整がこれまで以上にスムーズになりました。Google Meetの発行や資料共有もrakumoカレンダー上で完結できるため、会議に関する業務負荷が大幅に削減されています。

今後の展望

今後、秋田県庁では、旧グループウェアに残っている会議室の予約機能をGoogleリソースに移行し、対面およびオンラインの予定管理をrakumoカレンダーで一元管理することを計画しています。また、公用車などの設備予約も、これまで職員が手作業で行っていた確認ルールをrakumoカレンダーが自動化する予定です。現在、機能評価が進行中であり、評価が完了し次第、本運用が始まる見込みです。

まとめ

秋田県庁の取り組みは、県内の行政サービスを向上させるための一環として、現代的なICT技術を取り入れた先進的な事例です。rakumoカレンダーの導入は、職員の作業の負担軽減や、業務の生産性向上に貢献することが期待されています。これからも県庁の取り組みから、行政のデジタル化が進むことで新たな成果が期待されます。

rakumo株式会社は、Google Workspaceを進化させるクラウド型拡張ツールの提供に力を入れており、多くの企業での導入実績があります。今後も、さまざまな業界での利活用が進むことでしょう。