宇都宮製作がGoogle WorkspaceとAIを駆使し業務効率化を実現！

はじめに

宇都宮製作株式会社が、吉積情報株式会社の支援を受けてGoogle Workspaceと最新の生成AIサービスGeminiを全社にわたって導入するプロジェクトを実施しました。この取り組みにより、情報共有をよりスムーズにし、業務の効率化を推進しています。この成功事例を通じて、企業におけるデジタルツール導入の重要性が改めて浮き彫りになりました。

プロジェクトの背景

宇都宮製作株式会社は2020年にGoogle Workspaceを導入しましたが、活用は主にGmailに留まっていました。他の機能はあまり活用されず、旧来のファイルサーバーに依存する課題が浮上していました。この状態では社外からのアクセスが困難で、情報が属人化しがちです。さらに、問い合わせに対してスムーズに回答を得られないというニーズもありました。このような背景から、業務効率の向上とAIの活用に向けた挑戦が必要とされたのです。

吉積情報の選定理由

宇都宮製作は複数のパートナーの中から吉積情報を選びました。その決定的な理由は、吉積情報の「既存のリソースを最大限に活用する」という姿勢が共感を呼んだためです。また、導入から実用化への伴走型支援プログラム「My Start」が特に大きな魅力となったようです。このように、全社的なツールの活用へとスムーズに移行できる手厚いサポートが求められていました。

導入から得られた成果

吉積情報の支援により、Google Workspaceの活用は一気に進展しました。特に注目されたのは生成AIの導入とそれに続く活用支援プログラム「AI Driven」です。これによって、宇都宮製作の社長自らがGeminiの利用を強力に推進し、全社的なデジタル基盤の整備が進められました。

全社的なGoogle Workspaceの定着

このプロジェクトにより、従来の複数のツールを使い分ける必要がなくなり、情報管理はGoogle Workspaceに集約されました。これにより、常に最新のファイルを共同で編集できる環境が整い、特にスプレッドシートの利用が現場で活性化しました。これまでのファイル共有にかかる手間が大幅に軽減されました。

生成AIへの意識の変化

「AI Driven」のプログラム実施後、社員へのアンケート結果では、生成AIに対する「脅威」のイメージが5.8%から0%に減少し、「便利」という認識が69.2%から84.1%に増加しました。この変化は、社員の心理的な障壁を大きく取り除く一助となり、AI活用のポジティブなイメージを浸透させました。

明確な業務効率の向上

実際に「AI Driven」実施後には、業務活用において65.4%から85.5%まで向上した社員の回答が得られました。具体的には、従来15分を要していたメール作成が1〜5分に、40分を要していた議事録作成がわずか10分に短縮されるなど、見える形での成果が確認されています。

宇都宮製作の担当者の声

プロジェクトに関わった宇都宮製作の担当者は「我々のようにツールを導入したものの活用しきれていない企業にこそ、吉積情報の伴走支援が有効です」とコメント。本プロジェクトを通じて、社内文化としてAIの利用を浸透させ、すべての社員が活用できる環境の整備が急務であると感じました。彼の言葉の通り、経営層がリーダーシップを持ち、試行錯誤の姿勢を持つことが重要です。