早稲田大学、出張申請システムを「テックタッチ」で効率化

早稲田大学の出張申請システムが進化！

近年、出張申請の業務が多くの大学や企業で増加する中、早稲田大学が「e-Trip」という出張申請システムに新たにAI型デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）「テックタッチ」を導入しました。この取り組みにより、出張申請にかかる時間の大幅な短縮と、業務の効率化が実現されています。

問題解決の背景

早稲田大学は、約4,000名の教職員や学生が「e-Trip」を通じて出張申請を行っており、月間で約5,100件に及ぶ申請があります。ところが、大学特有の複雑な承認フローのため、申請フォームの入力項目が多く、ユーザーがエラーを引き起こしたり、申請が差し戻されたりすることが多発していたため、時間がかかるという問題がありました。

特に、2022年に新型コロナウイルスの影響で減少していた出張が再開されたことで、システムの利用が増え、利用者からの不満も増大。これに応じて、システムの大幅な改善が求められるようになりました。

DAP導入の決定要因

早稲田大学は複数のDAP製品を比較した結果、国内企業である「テックタッチ」が官公庁や大手企業に豊富な導入実績を持っている点に加え、データ分析機能によってこれまで把握できなかったシステム利用状況を可視化できることが導入の決め手となりました。これにより、利用者の使い勝手に関するデータを基にした定量的な改善が期待できるようになりました。

導入後の成果

「テックタッチ」を活用した結果、出張申請の操作がよりシンプルになり、教職員や学生は迷うことなく入力ができるようになりました。実際に、出張申請画面の平均入力時間が短縮され、両者にとっての負担が軽減されたとの声が多く寄せられています。

また、特に入力が難しいとされていた項目にはツールチップを設定し、ガイド機能を設置したことで、申請プロセスがスムーズになったと利用者から好評です。「説明がスッキリして見やすくなった」「入力がしやすくなった」というフィードバックがあり、ユーザー体験が大きく改善されました。さらに、テックタッチのデータ分析機能により改善効果が数値化され、担当者もその成果を実感しやすくなっています。

教職員のコメント

学校法人早稲田大学の情報企画部マネージャーである柴山拓人氏は、「テックタッチによって学内システムの利便性がかなり向上しました。特に、UIの改修とガイド機能の実装が短期間での効果を実現した要因です。今後は、得られたデータを基にさらなるガイドの充実を考えています。また、e-Tripでの成功を他のシステムにも展開していく予定です。」と期待を寄せています。

まとめ

早稲田大学が「テックタッチ」を導入することで、システムの利便性が飛躍的に向上しました。この成功を受けて、他の学内システムへの展開も期待されており、今後のさらなる発展が楽しみです。

テックタッチは、ユーザーの声をしっかりと反映した新たな機能の開発に取り組み、今後も多くの利用者にとって使いやすいシステムづくりに貢献していくことでしょう。