三洋金属株式会社、invox導入で業務効率を大幅改善し、属人化を解消

三洋金属株式会社、invox受取請求書を導入

三洋金属株式会社は、業務効率を劇的に改善するため、invoxの受取請求書システムを導入しました。この施策により、従来2日かかっていた支払い業務がわずか1日で完了するようになり、会社の属人化の問題も解消されました。本記事では、この導入の背景や成果について詳しくご紹介いたします。

従来の支払い業務の課題

これまで三洋金属では、請求書の支払い業務を社長一人がほとんど対応しており、毎月約100件の請求書を手作業で処理していました。細かい手作業と紙書類の多さから、毎月の業務に約2日を要していたため、繁忙期には特に負担が大きくなっていました。さらに、過去の書類を確認する際は、束になった紙を一つ一つ探索しなければならないという非効率な状況に直面していました。

このような状況は社長の長年の経験に基づく独自の方法に依存していたため、後任者がそのまま引き継ぐには困難を伴いました。特に、金銭を扱う業務であるため、慎重を要し、他の社員に任せるのが難しい状況でした。このような属人化の問題が大きな課題となり、事業承継の必要性がますます強まりました。

業務の見直しとinvoxの選定

このような背景の中、三洋金属は事業承継を見据えた効率的な支払い業務の仕組みを構築するためにシステム導入を検討しました。さまざまなサービスを比較検討した結果、invox受取請求書のシンプルかつコストパフォーマンスに優れた料金体系が魅力的であると判断しました。

特に、invoxは基本料金と従量課金制を採用しており、実際に導入すると月額5,000円前後という予想以上のコスト削減が実現しました。これにより、将来的な業務拡大を見越しても、柔軟な運用が可能となりました。

業務のデジタル化と分担体制の構築

invox受取請求書を導入した後は、紙で受け取った請求書をスキャンし、AIによる自動データ化が行われるようになりました。これまでは1件ずつの手入力が必要でしたが、まとめて処理できるようになり、業務負担が大きく軽減されました。

さらに、これまで社長一人が担っていた支払い業務は分担体制に移行し、支払いデータの作成と確認を複数人で行うことで業務全体の進捗を共有できる環境が整いました。この結果、支払い業務は約1日で完了できるようになり、再現性のある持続可能な業務運営へと変わりました。

また、すべての請求書はデジタルで管理されるため、必要な書類を瞬時に検索できるようになりました。これまでのように紙の束を探す手間が省け、業務のスピードが向上しました。税理士や事務担当者とのやり取りもスムーズになり、業務全体の効率が大幅に改善されています。

バックオフィス全体の仕組み化へ

三洋金属は、今後も請求書業務だけに限らず、バックオフィス全体の仕組み化に向けた取り組みを進めていく計画を立てています。具体的には現在紙で配布している給与明細の電子化や、自社発行の請求書業務のデジタル化も視野に入れています。

こうした施策を進めることで、経営判断はその判断に、現場は現場業務に集中できる環境を整えていく考えです。役割ごとに本来の業務に集中できる体制を整えることで、65年という歴史を持つ三洋金属株式会社を、さらに強い企業へと成長させていきたいと考えています。

まとめ

三洋金属株式会社の事例は、属人化を解消し、業務効率を飛躍的に向上させるための一つの成功例です。invox受取請求書の導入を通じて、今後の事業拡大に向けた基盤を築き上げました。これからも持続可能な体制を追求しながら、経営ビジョンに基づいた業務展開を進めていくことで、より良い未来を目指していく姿勢に注目したいと思います。