和歌山県湯浅町の教育現場、クラウド勤怠管理を導入して業務改善に成功

湯浅町教育委員会の勤怠管理がクラウド化

和歌山県湯浅町教育委員会は、教職員の勤怠管理を巡る課題を解決するため、クラウド型勤怠管理システムを導入しました。今回の取り組みは、株式会社ヒューアップテクノロジーとアイレス電子工業株式会社と連携し、顔認証打刻システム「DigiFaceAI」と労務管理システム「DigiSheet」を活用するものです。このシステムの導入によって、教職員はより効率よく勤怠手続きを行うことができ、教育活動に集中できる環境が整えられました。

導入の背景

これまで湯浅町教育委員会では、各学校内の端末に付けられたICカードリーダーを使い、勤怠管理を行っていました。しかし今後の運用見直しの中で、県教育委員会が共同で調達する校務システム上での勤怠管理を模索したところ、クラウド化に大きな費用がかかることが分かりました。さらに、従来の方法では打刻が校内端末に限定されていたため、教職員の働き方に対応できていないことが明らかになりました。例えば、打刻忘れや急な出張勤務における記録が困難であったため、より効率的で持続可能なシステムの導入が求められました。

このようなニーズに応えるため、湯浅町教育委員会は場所を問わずに利用可能で安全性が高いクラウド型の勤怠管理システムを導入する決断を下しました。顔認証による打刻機能を備えたこのシステムを採用することで、勤務時間の正確な記録と、管理者による承認もスムーズに行える体制が整いました。

導入の経緯と運用の課題

教育現場では、教員にはPCが支給されているものの、支援員や用務員などの非教員職員には十分な機器が配布されていないのが現状です。これにより、PCや専用端末を前提とした従来の勤怠管理方法では運用上の制約がありました。また、複数の学校を兼務する教職員や出張勤務が求められる場合、多様な働き方への対応が必要でした。

そこで、湯浅町教育委員会は「DigiFaceAI」と「DigiSheet」の導入を決定し、スマートフォンやタブレットを使った出退勤打刻を可能にすることで、場所にとらわれない勤怠記録が実現しました。これにより、打刻忘れや記録漏れを防ぎつつ、複数校勤務や出張における柔軟な対応が出来る体制が整いました。

導入による変化

新しい勤怠管理システムの導入によって、教職員の働き方には幾つかのポジティブな変化が見られました。
1. 顔認証による打刻: 勤務場所や時間に関わらず、正確な勤怠記録が確保されます。
2. スマートフォンとタブレットからの勤務記録: 打刻忘れを防止するため、事務作業の負担が大幅に軽減されました。
3. 迅速な確認と承認: 管理職による確認と承認がスムーズになりました。
4. 柔軟な承認フロー: 複数校での勤務にも対応できるフロー設定が可能です。

このような取り組みにより、湯浅町教育委員会は教職員が煩雑な事務作業から解放され、教育に専念できる体制を実現しています。