パーソルが導入したBPOサービスで佐世保市が変わる！業務効率化と地域の魅力発信をサポート

佐世保市におけるBPOサービスの新展開

長崎県佐世保市が、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社による自治体特化型BPOサービスを導入しました。この取り組みは、市役所の職員が、地元の魅力を発信しやすくするためのものです。ふるさと納税にかかわる業務の効率化を通じて、佐世保市とその市民にどのような変化がもたらされるのか、詳しく見ていきましょう。

BPO導入の背景

以前、佐世保市ではふるさと納税に関するすべての業務を職員が手作業で処理していました。寄付件数の増加により、膨大な事務作業と電話対応が必要となり、特に年末年始には書類の遅延が頻発。職員は残業を強いられる状況でした。こうした背景から、BPOサービスの導入が急務となり、パーソルビジネスプロセスデザインが選ばれました。

効率的な業務運営の実現

パーソルビジネスプロセスデザインは、佐世保市のふるさと納税に関する事務作業を中心に、証明書の発行や特例申請の処理、コールセンター業務まで幅広く担当しています。具体的には、業務フローを整備し、明確なマニュアルを作成しました。

業務フローの整備

これまで明確なマニュアルのなかった業務にも対応し、7つの工程、21の作業フローを設定しました。この整備により、スタッフの交代があっても、正確な業務遂行が可能になりました。

職員の負担軽減

新たに整備した業務フローにより、市職員は業務を効率化しながら最大3名分の業務を追加で処理できるようになりました。特に、WEBサイトからの寄付申し込みの取り込みなどは、パーソルが直接担うことで市職員の負担軽減につながっています。

制度改正への柔軟な対応

2023年度からの制度改正により、ふるさと納税の経費が制限され、委託費用も変わることになりましたが、パーソルは地元にアウトソーシングセンターを持っているため柔軟な体制を維持。繁忙期にはコールセンターの従業員を特にアサインし、質を担保したまま新制度への対応を実現しています。

さらなるサービス改善

このBPOサービスの導入に伴い、季節返礼品の特設サイトキャンペーンの実施や、返礼品の選定、送付封筒のデザイン変更、ポイント管理の導入など、さらなるサービス改善案も提案されています。これにより、佐世保の魅力を高める取り組みが進められています。

透明性の確保

返礼品の在庫状況や発送状況の可視化を実現したことで、寄付者がどの問い合わせ窓口を利用してもすぐに情報提供できる体制が整いました。結果として、2,196件の返礼品の在庫状況をリアルタイムで把握できるようになり、顧客満足度の向上にもつながっています。

取り組みの評価

佐世保市経済部の関係者は、パーソルが細かい要望や懸念事項を丁寧にヒアリングし、しっかりとした業務フローを構築してくれたおかげで、全体の業務が安定化していると評価しています。今後も、このパートナーシップを通じて、地域の魅力を広めるための施策を続けていくことでしょう。

未来への展望

パーソルビジネスプロセスデザインは、地域のニーズに応じたBPOサービスを提供し、今後も自治体の業務効率化や納税者の満足度向上に向けて貢献していきます。加えて、地域・地方活性化のための循環型モデルを目指し、地域住民への恩恵も生む取り組みを進めます。

このように、パーソルビジネスプロセスデザインのBPOサービスは、佐世保市にとって大きな前進となり、地域社会全体の成長に寄与することが期待されています。