アイティメディアがタスク管理ツール「Backlog」導入で業務効率化を実現

アイティメディアがタスク管理ツール「Backlog」を導入した理由

アイティメディア株式会社は、テクノロジーやビジネスに関する専門情報を提供する東証プライム上場のWebメディア企業です。長年にわたり同社は、全社で一つのタスク管理ツールを使用してきましたが、その運用には多くの課題が存在していました。特に、タスクの進捗を把握するのが難しく、かつ通知手段もメールのみであったために、依頼に気づかないケースが頻発していました。そこで、同社は新たなツールの導入を決意し、「Backlog」に移行しました。

タスク管理の課題と「Backlog」の選定

アイティメディアが使用していた旧タスク管理ツールは、20年以上も前からのもので、社員にとって使いにくさが目立ちました。依頼や進捗を把握することが困難で、タスクの放置が常態化していたことから、社内で実施したアンケートによってその課題を明らかにしました。同社は複数のタスク管理ツールを比較し、「Backlog」を選定するまでのプロセスを経て、段階的なトライアルを実施しました。特に、ユーザー数が増えても追加料金がかからない点や学習負担が軽減される点が評価されました。

導入後の運用と効果

正式な導入は2025年4月から開始されましたが、プロジェクトは段階的に拡大され、まずは少数の定型業務からスタートしました。各部署向けのマニュアルやFAQを整備することで、社員が新しいツールを使いこなせるようサポートしました。また、従来の確認作業を減らすために、依頼用のテンプレートを用意し、記入漏れや確認作業を軽減する工夫も施しました。

さらに、「Backlog」の機能の一環として、自動通知機能を利用し、期限切れや担当者未設定のタスクを迅速に報告する仕組みを構築しました。これにより、1年以上更新のないタスク133件がゼロになるという劇的な結果を達成しました。

今後の展望

アイティメディアのメディア・テクノロジー本部の濵田氏は、バックログAIアシスタントを活用し、タスクの進捗を効率的に管理しています。彼は、タスクの開始日や期限日が未設定の場合には、適切な日付を提示する機能が役立っていると述べています。これにより、タスクの管理が一層スムーズになり、他の部門からも「Backlog」を使いたいという要望が多く寄せられるようになりました。今後は、エンジニア向けのタスク管理ツールの移行も検討されており、社内全体での活用が広がりを見せています。