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はるやま商事のデジタル化による業務改革

岡山県岡山市に本社を置くはるやま商事が、株式会社インフォマートの提供する「BP Storage for 請求書 発行」を導入し、請求書発行業務の効率化を図りました。これにより、請求書発行にかかる作業時間が70％も削減され、さらなる内部統制の強化にもつながりました。

はるやま商事とその背景

はるやま商事は、全国に363店舗を展開するアパレル企業で、ビジネスウェアの製造および販売を行っています。大学や企業向けに制服の受注も行っており、毎月約130件もの請求書を発行しています。しかし、従来の方法では紙による手作業が必要で、毎月末の業務に多大な時間を費やしていました。これに加え、取引先からの問い合わせ増加による負担も課題でした。

課題とニーズ

請求書の発行業務には印刷、封入、郵送などの作業が含まれ、経理部門の負担が重くなっていました。また、承認が必要な管理者も常に業務に追われ、業務の属人化やガバナンス強化が求められていました。これらの課題を解決しない限り、業務の効率化は難しい状況でした。

「BP Storage for 請求書 発行」の導入

はるやま商事は、業務の効率化を図るべく「BP Storage for 請求書 発行」を導入しました。このシステムは、既存の社内システムと連携し、請求書の発行作業をデジタル化するものです。これにより、従業員は新たなシステムの習得を必要とせず、徐々に業務をデジタル化できる環境が整いました。

業務時間とコストの削減

導入効果の一つとして、経理業務にかかる時間が、月平均で10時間から3時間へと大幅に短縮されました。また、郵送代行やメール送信機能の導入により、郵送費も35%削減されています。この成果は、店舗担当者がこれまで通りの流れで作業を続けられたことが大きな要因とされています。

内部統制の強化

デジタル化により、請求書の発行が簡略化され、経理部門への問い合わせが減少し、業務の効率が向上しました。さらに、承認フローをデジタル化し、責任の明確さを促進することで、確実な二重チェック体制も整いました。これにより、ガバナンスの強化にも成功しています。

今後の展望

はるやま商事は、今回のデジタル化を一区切りとし、さらなる業務改善に向けて前進しています。将来的には生成AIなどの最先端技術を取り入れることを目指し、地域社会への貢献や顧客のウェルネスに寄与する新たなアイデアを探求し続けます。

まとめ

はるやま商事のデジタル請求書発行サービスの導入は、業務の効率化、コスト削減、内部統制の強化という3つの側面で注目に値します。多くの企業にとって業務効率化の重要性が増す中、デジタル化はもはや避けられない流れと言えるでしょう。今後のはるやま商事のさらなる展開から目が離せません。

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