生成AIによる議事録作成の効率化と導入ガイドの実態

Ragate株式会社は、ビジネスパーソン506名を対象に行った調査を基に、生成AIを用いた議事録作成・要約の実態とその導入ガイドを公開しました。この調査により、生成AIの活用率が28.1%に達し、1会議あたり約2時間の工数削減が実現できることが明らかになりました。

調査の背景と目的

多くの企業において、議事録の作成は時間がかかる業務として知られています。多くの担当者が「会議中に議論に集中できずメモ取りに追われる」状態を悩んでいるのです。そこで注目されているのが、AI技術の進化を駆使した議事録作成ツールです。ラーゲイトでは、このような現場の声を受けて、情報システム部門やDX推進室に所属する担当者を対象に調査を実施しました。

主な調査結果

1. AI活用率の上昇

調査の結果、生成AIを利用した議事録作成・要約の活用率は28.1%であり、現在4社に1社がAIを活用しています。この数字は、情報収集やシステム開発、コンテンツ作成といった他の領域に次ぐもので、テキスト生成技術の社会的な受容の現れと言えるでしょう。

2. 人気ツールの比較

利用率の高いツールを見てみると、Copilot for Microsoft 365が39.2%と最も使われています。その理由はTeamsとの統合が進んでおり、リアルタイムでの文字起こしや要約が簡単にできるためです。一方で、ChatGPTも高い人気を誇りますが、議事録作成には別のデータ入力が必要なため、利便性では若干劣るようです。

3. 経済的効果

AIを導入することで、従来の議事録作成にかかる工数を大幅に削減できるという試算も出ています。従来型の議事録作成には、1時間の会議に対して2〜3.5時間が必要とされており、AI導入後は確認・修正に15〜30分で済むようになるとされています。このフローの変化で年間約250万円のコスト削減が見込まれ、経済的な導入効果が期待されます。

今後の展望

調査を通して浮かび上がったのは、AI議事録ツールの導入は「使える企業」と「まだ使えていない企業」の二極化が進んでいるということです。特に、Copilot for M365のように既存のワークフローとの統合がスムーズに行えるツールが、普及を加速させています。しかし、機密情報の管理や要約精度の維持といった課題も残されています。会議中に扱われる情報は極秘になることが多いため、AIツールへのデータ送信に慎重になるのは当然と言えるでしょう。

今後、AI議事録ツールの普及は単なる作業効率化を超え、蓄積された知識を活用する方向へと進化するでしょう。このような背景の中で、企業はまず自社内の環境や会議の特性を見直した後、パイロット会議から導入を始めることが推奨されます。ラーゲイトでは、セキュアな環境での議事録自動化をサポートするためのDifyを活用し、企業のAI活用を支援しています。