泉興産が導入したinvox経費精算で業務効率大幅アップ

株式会社泉興産がinvox経費精算を導入

株式会社泉興産は最近、株式会社invoxが提供する「invox経費精算」を導入しました。このシステムにより、経費精算の承認プロセスが1〜2日から当日完了に短縮され、全体の業務効率が大幅に向上しました。これにより、申請や確認作業の手間を大幅に削減し、業務のシンプル化が実現しました。

従来の経費精算フローと課題

これまでは、経費精算業務はExcelで作成した精算書と領収書をスキャンして「invox」に取り込み、紙の請求書と同様のワークフローを経るという方法でした。しかし、このワークフローにおいては、申請者の作業がシステム導入前とほとんど変わらず、むしろスキャン作業が増えたことで手間や時間を感じる社員が多くいました。この現状から、改善の必要性が強く求められました。

新たなシステム導入の決定要因

そのような目的で経費精算専用のシステムを検討しました。いくつかの経費精算システムを比較する中で、特に重視したのは「新しい操作を覚えないこと」です。すでにinvoxシリーズを請求書業務に導入していたため、既存の操作感が社内に定着していました。違うシステムを使うと新しい教育が必要になるため、スムーズな運用が難しくなる可能性がありました。

また、コストや運用の簡素さを考慮し、最終的にinvox経費精算を選択しました。このシステムにより、多くの機能が今後追加される予定であるため、導入を決定しました。

スムーズな承認プロセス

invox経費精算を導入した後、最大の変化は承認スピードです。従来は承認に1〜2日かかっていましたが、申請した当日に承認が完了するようになりました。処理の滞留がなくなり、業務をその場で完結できるようになったおかげで、経費精算業務が非常にシンプルになりました。

また、Excelでの精算書作成やスキャン作業が不要となり、申請そのものが手軽に。交通費はinvox上で経路を検索した結果をそのまま利用できるため、手動で転記する手間もなくなりました。さらに、領収書はスマートフォンで撮影して簡単に登録でき、日常業務の中で自然に処理が進むようになっています。

バックオフィス全体の電子化に向けて

経費精算がシンプルになったことで、今後は他の業務も電子化していく計画があります。在宅勤務でも問題なく行えることから、柔軟な働き方にも対応可能です。今後のステップとして、電子契約や電子署名の導入など、バックオフィス全体の電子化を推進していく予定です。企業としても、段階的に最適な仕組みを選びながら、全体最適へと近づけることを目指しています。

会社概要と今後の展望

株式会社泉興産は1964年に設立以来、不動産賃貸や管理を中心とした事業を展開する企業です。地域に密着した再開発事業にも取り組みつつ、「誠意・熱意・創意」を大切にし、顧客や地域社会との信頼関係を築いてきました。

今後とも時代の変化に柔軟に対応しながら、ビジネスと地域社会への貢献を続けていく方針です。経費精算の効率化がひとつの例として、他業務の改善と成長に繋がることが期待されています。