バックオフィスの煩わしさから方針転換！PRONIのDX支援に見る成功の秘訣

バックオフィスの煩わしさからの脱却

はじめに

多くの組織が直面する「バックオフィス業務の負担」は、特に従業員数が増加する中で顕著になります。今回は、学校法人なみき学園がどのようにPRONI株式会社の力を借りて、業務効率の向上とデジタル化を実現したのかを追います。

なみき学園の背景

東京都小平市に位置する学校法人なみき学園は、50年以上の伝統を持つ幼稚園と保育園を運営しており、家庭的な保育を心がけています。園児数約300名とスタッフ80名を抱えたなみき学園では、勤怠管理や請求書処理といったバックオフィス業務が次第に負担となり、「1人で業務を抱え込む」という状況に陥っていました。

彼らは「紙と手作業」で勤怠を管理しつつ、複雑なシフトや有休の管理に手をこまねいていました。このことが業務に与える負荷は大きく、「記録を探すだけで半日が終わる」ことさえもあったのです。

課題と解決の踏み出し

このような環境の中で、PRONIアイミツSaaSの導入を決意しました。担当者の田澤様は、PRONIのコンシェルジュに相談することで、要件の整理から候補の絞り込みまでのプロセスをスムーズに行うことができました。コンシェルジュの「1人でやらなくてもいいんですよ」という一言が、田澤様にとっての心理的な支えとなり、安心して業務を進めることができました。

実際、勤怠システムの導入後、紙書類の存在はほぼゼロになり、申請作業が大幅に楽になったという声が寄せられるように。また、デジタル化により、検索時間がほぼ不要となり、現場の業務が一変しました。

次なる課題に立ち向かう

勤怠管理がスムーズに進む中、次は請求書管理が新たな課題として浮上しました。経理担当者が1人で大量の請求書処理を担当する中で、監査対応に必要な請求書を探すのに多大な時間がかかり、電子帳簿保存法への対応も急務でした。

ここでも田澤様は、再度PRONIのコンシェルジュに相談することを決めました。初回の導入支援からの継続的なサポートにより、手間を省きながら電子帳簿保存法に必要な要件に合った請求書システムを見つけることができました。

PRONIのサポートの価値

PRONIアイミツSaaSの一番の魅力は、単なるシステム提供に留まらず、担当者とともに進める「伴走型」の支援であることです。田澤様は、同じコンシェルジュが親身になって寄り添うことで、ほかのシステムとの比較検討もスムーズに行え、状況に応じた的確なアドバイスが効果を発揮したと語っています。

さらに、デジタルツール（SaaS）の活用によって DX推進を図り継続的にサポートを受けられることは、業務の未来にとって心強い伴走者となります。このように、PRONIのサポートによってなみき学園は、バックオフィス業務のデジタル化だけでなく、業務の効率化にも成功しました。

未来に向けたメッセージ

田澤様は、同じような苦境に立たされている担当者に向けて「1人で抱え込まなくていい。まずは相談してみてほしい」というメッセージを届けています。業務の改善やシステム選定に悩む方々にとって、PRONIアイミツSaaSは心強いパートナーとなってくれることでしょう。

最後に、気軽に相談できる環境が整っていることをお伝えし、1人で悩まずにまずは相談をすることの大切さを再認識していただきたいと思います。