デジタルサイネージ「KI Sign」が日本マリタイムバンクの業務を一変

デジタルサイネージ「KI Sign」が業務の効率を最大化

以上の内容を元に、日本マリタイムバンクがどのようにデジタルサイネージ「KI Sign」を活用しているかを詳しく見ていきましょう。

導入のきっかけ

日本マリタイムバンクは、事務所移転を機にデジタルサイネージの導入を決定。その背景には、従来の手作業による会議室利用状況の更新が、業務に負担をかけているという課題がありました。以前は、Excelを使用して会議室の利用を管理していましたが、予約の変更やキャンセルが発生するたびに、自動更新ができずに手作業での修正が求められていました。これでは時間も手間もかかり、業務効率の低下を招く結果となってしまいます。

そのため、Outlookと連携できる「KI Sign」を導入することで、予約作業を簡略化し、利用状況をリアルタイムでサイネージに表示できるような環境を整えました。これにより、煩雑な手動操作を省き、よりスムーズな業務運営が実現です。

Outlookとのシームレスな連携

「KI Sign」の導入により、日本マリタイムバンクでは、予約や変更をこれまで通りOutlookで行い、Outlookに登録された情報が自動的にサイネージに反映される仕組みが整いました。そうすることで、社員は手入力やCSVファイルのアップロードを行う必要がなくなり、簡単に情報を把握することができます。

特に、サイネージで表示する内容は、見やすく調整可能です。文字サイズや色、表示項目、レイアウトなどを目的に合わせて最適化できるため、利用者にとって使い勝手の良い環境を実現しています。シンプルに「予約はいつものOutlook」と「確認は近くのサイネージで」とまとめられることで、従業員たちの負担も軽減されているのです。

効果と社員の声

日本マリタイムバンクの代表取締役、昼田氏は、「Outlook上でも会議室の空き情報は確認できるが、実際に使いたい会議室を探すのは面倒だと感じていた。しかし、KI Signの導入により、社内モニターを見れば複数の会議室の空き状況を簡単に確認でき、特に急な打ち合わせには便利だと感じている」と述べています。このように、会議室の状況を視覚的に把握できることで、組織内のコミュニケーションや業務の段取りが大変スムーズになったことが伺えます。

「KI Sign」の特徴

「KI Sign」は、株式会社カテナスが提供する、国産のデジタルサイネージソフトです。普段使うデータや業務環境をそのまま活用できるため、導入後も無理なく運用を続けられることが特長です。これにより、日常的な更新も容易に行えるため、担当者が変わってもスムーズに引き継げるという利点があります。また、ExcelやCSVといった一般的なフォーマットでも更新が可能なため、多くの企業にとって導入のハードルが非常に低いと言えるでしょう。

今後、KI Signは他の企業においても更なる活用が期待されています。既存の業務ツールを最大限に活かし、デジタルサイネージを用いた情報共有の新しい形が広がることでしょう。日本マリタイムバンクの事例は、デジタル環境の進化する現代において、業務効率向上の一つの成功例として注目されています。