忙しさの増加がもたらす仕事の構造変化とその対策

仕事の構造変化に迫る

仕事の内容が同じにもかかわらず、私たちがなぜ忙しさを感じているのか。その背景にあるのはリクエスト株式会社が提供する「組織行動科学®」です。この企業は、国内の多くの行動データを分析し、その結果をもとにレポート「経験を必要とする知識を獲得するための負荷設計」を公開しました。ここでは、何が私たちの仕事を忙しくさせているのか、その原因と対応策について詳しく解説します。

「忙しさ」の本質

本レポートでは「忙しさ」を業務量の単純な増加として捉えません。実際には、前例運用に基づく無駄な修正ややり直しが累積し、本来必要のないタスクが増えている状態を指しています。たとえば、差戻しや追加タスク、さらには確認依頼への応答などの「再作業イベント」が、私たちの可処分時間を削っているのです。

標準化の功罪

現在、多くの業務は標準化が進んでいます。これにより、以前はスムーズに進んでいた業務も、前例に従って回っているため、表面的には問題がないように見えます。売上や利益も急激に悪化しているわけではなく、KPIも大幅には崩れていません。しかし、その裏には、前例運用が静かに変化を遂げている現実が存在します。

環境の変化と前例のズレ

顧客のニーズや市場の状況はわずかに変化しています。この変化は急激ではありませんが、従来の前例が当てはまらないケースが増加しています。それにもかかわらず、現場ではその前例を使い続けることが多いのです。これが、手戻りを引き起こし、小さな修正や追加対応の増加につながっています。

見えにくい忙しさの要因

本部や本社の視点からは、こうした業務の増分は見えにくくなっています。その結果、KPIが伸び悩むと、業務の見直しが進み、新たな業務が現場に加わる悪循環が生まれます。これは決して管理を強化したいからではなく、現実の業務に対処する自然な反応です。

結果ではなく原因を探る

本レポートの目的は、現場や本部のやり方を責めることではありません。前例が通じにくい環境下で、それを判断の基準として使い続けた結果、それがどのような影響を及ぼしているのかを分析しています。この分析を通じて、どのように業務設計を見直すべきかが明らかになります。

新たな業務としての負荷設計

レポートでは、前例運用の下で生じるズレを整理し、その中で手戻りがどのように業務に影響を与えているかを判断できる形にしています。そのためには、業務の確認過程における「負荷」を明確にする必要があります。これは、新しい業務を増やすのではなく、現行の業務に意図的に配置するための指針となります。

最後に

リクエスト株式会社の人的資本開発プランニング®センターは、33.8万人の行動データに基づき、仕事の設計や役割の見直しを提唱しています。本レポートを通じて、私たち全員がこれからの仕事環境にどう向き合うべきか、そしてどのようにして業務の効率を上げるかを考えるヒントを得られることでしょう。興味のある方は、ぜひ詳しいレポートをダウンロードしてご覧ください。