中津川市役所の窓口改革が進化！最新システム「Turn NAVI」で業務効率化

岐阜県中津川市役所では、年に約10万件もの来庁者に対応する市民課の窓口が、最新の番号案内システム「Turn NAVI」を導入しました。このシステムは、窓口業務のスムーズ化や効率アップを目指す「フロントヤード改革」の一環として設置され、今後の行政運営に大きな影響を与えることが期待されています。

番号案内システム「Turn NAVI」とは？

「Turn NAVI」は、来庁者が受付番号を発券できるシステムで、窓口手続きの進行状況をリアルタイムでモニターに表示します。この導入により、来庁者と職員の双方が業務状況を把握しやすくなり、待ち時間や窓口の混雑を軽減することが可能になります。

導入前の課題

これまで中津川市役所の窓口では、全ての来庁者が受付列に並んで手続きを待たねばならず、職員は手続きを対面で一件ずつ処理するため、非効率な業務運営が発生していました。このため、長い待ち時間や窓口スペースの混雑が常態化していたのです。また、待ち時間のデータが可視化されていないため、どの時間帯に混雑するのかを把握することが難しい状態でした。

返回後の変化と展望

「Turn NAVI」の導入によって、中津川市役所の業務は劇的に改善されました。具体的には次の通りです：

1. 用件把握の精度向上: 来庁者が受付時に用件を伝えることができるため、必要な窓口への誘導がスムーズになります。
2. 窓口の適切な切り分け: 手続き内容に応じた窓口の分け方をすることで、来庁者を待たせない仕組みが整いました。
3. データ活用による業務効率化: 集計されたデータをもとに最適な人員配置が可能になり、柔軟な業務調整が期待されています。

また、今回の取り組みは、来庁者のプライバシー保護にも貢献しており、番号呼び出しによって待機中の不安感が軽減されています。中津川市役所の職員も、「共創プロジェクトチーム」の一員としての骨太な改善に寄与しており、今後はこの仕組みを他の課に拡大していく方針です。