国土技術研究センターが進めるプロジェクト管理の効率化と情報共有の未来

一般財団法人国土技術研究センター（以下、JICE）はそのミッションとして、国土交通政策の「先導と補完」を掲げています。この機関では、技術的な調査研究を通じて政策の実装を支援し、必要なデータや情報を提供しています。しかし、プロジェクトの進捗管理は従来、Excelなどの表計算ツールを用いて実施しており、増加する管理項目の更新作業が非常に煩雑であったのが現状でした。

過去には、ガントチャートをExcelで作成し進捗状況を管理していましたが、外部の関係者との情報共有が分散してしまい、案件の背景や意思決定の経緯を共有するのが難しくなっていました。これらの課題を解決するために、JICEはプロジェクト管理ツール「Backlog」の導入を決断しました。このツールの無料トライアルを通じて、実際の業務での操作性や進捗管理の方法を検証し、最終的な導入に至ったのです。

ExcelからBacklogへ進捗管理を移行

JICEでは、Excelでの進捗管理からBacklogへとスムーズに移行しました。このツールを使用することで、プロジェクトごとにタスクの期限やステータスを登録し、進捗の確認や更新がより効率的に行えるようになりました。これにより、進捗管理にかかる負担を大幅に軽減することができました。

外部関係者との情報共有

Backlogのもう一つの利点は、パートナー企業などの外部関係者との情報共有が一元化される点です。JICEでは、外部の関係者にもゲストアカウントを付与し、プロジェクトの進捗状況や必要な資料の共有をBacklog内で行えるようにしました。これにより、組織を超えて同じ情報を見ながら効率的に業務を進める環境が整ったのです。

重要文書の一元管理

さらに、Backlogのドキュメント機能を活用することで、計画書などの重要な文書も一元管理されています。文書の作成からレビューまでがスムーズに進むため、プロジェクトに参加した新しいメンバーも必要な情報を簡単に把握できるようになりました。これにより、業務開始時の説明負担も軽減されています。

JICE担当者の見解

技術・調達政策グループの早川総括氏と亀山研究員は、プロジェクトマネジメントの重要性が建設分野でも認識されているものの、その実践にはばらつきがあると指摘しています。Backlogのようなツールの利用が、プロジェクトマネジメントの実践への入り口になると考えています。また、意思決定に至る経緯を構造化して記録することが組織のナレッジ蓄積につながり、プロジェクトの後戻りを防ぐ効果も期待されています。さらに、今後はBacklogに蓄積した情報を生成AIで活用する試みも考えているとのことです。