キヤノンMJが世田谷区に導入した情報公開支援システムの全貌

情報公開支援システムがもたらす業務効率化

キヤノンマーケティングジャパン株式会社（以下、キヤノンMJ）は、自社の持つ自然言語処理技術を活用し、官公庁に向けた「情報公開支援システム」を提供しています。このシステムは特に、東京都世田谷区に導入され、情報開示請求業務の効率化を実現しています。世田谷区では、年間約600件の開示請求があり、多くの作業が手動で行われていたため、業務の迅速化と負担軽減が急務となっていました。加えて、従来のアプローチでは、機密情報の黒塗りによるミスも発生しており、情報漏えいのリスクが懸念されていました。

自動化による効率化

「情報公開支援システム」は、機密情報を自動で抽出し、必要な部分を適切に黒塗りすることで、一件あたりの作業工数を約50％削減することが見込まれています。具体的には、情報開示請求において、公文書の中から個人情報や法人に関する情報をシステムが自動で特定し、ハイライト表示する機能があります。これにより、職員は必要な情報を迅速に確認できます。システム上に登録した単語をもとに、該当箇所を自動でハイライトすることも可能です。

さらに、黒塗り作業は多彩な形式で行えるため、柔軟な対応ができます。角型、丸型、文字列型といった形式によるマスキングを選択できるので、文書の内容に応じた対応ができるのです。これらの機能は、業務の効率化を図る上で非常に重要な要素となっています。

不開示理由書の自動作成

公文書の開示請求には、不開示箇所とその理由を明示する必要があります。この「情報公開支援システム」では、黒塗りを施した部分についての不開示理由書を自動で作成する機能も備わっています。請求者に提出する際には、ボタンを押すだけで不開示理由書を出力できるため、業務のさらなる簡略化が実現できるのです。

効果と今後の展望

世田谷区のケースでは、システム導入により、年間で約1200人日以上の業務削減が予測されています。これによって、職員の負担が減り、より多くの時間を区民のサービス向上に割くことができる環境が整います。最近のデジタルトランスフォーメーション（DX）の流れに乗って、業務効率をつねに向上させることが求められている中で、キヤノンMJの「情報公開支援システム」は、従来の手作業に伴うリスクを軽減しつつ、迅速な情報提供を実現するための強力なツールとなるでしょう。

今後、キヤノンMJはこのシステムを全国の官公庁や地方公共団体、独立行政法人などに提供することで、さらなるDXの推進と住民サービスの安全性向上に寄与していく予定です。特に、公共機関における情報開示請求業務の効率化は、市民にとっても大きな利点となり、誠実な行政運営への期待が高まっています。

このように、キヤノンMJの情報公開支援システムは、公文書の透明性を高め、住民との信頼関係を築くための重要な一歩となることでしょう。