機密文書処理の実態調査から見えた危険な習慣と解決策

機密文書処理の実態調査

株式会社日本パープルが実施した調査によると、機密文書処理をシュレッダーで行っている企業の72%が、その処理を後回しにしていることが明らかになりました。情報漏洩のリスクを高めるこの習慣は、特に営業資料や契約書など重要な文書において顕著です。企業にとって、これらの情報の漏洩は信用を損なう危険性をはらんでいます。

調査の背景と目的

この調査は、2024年9月13日から9月18日の期間にインターネットを通じて行われ、機密文書処理にシュレッダーを利用している300名と、回収ボックスの利用者100名を対象にしました。その結果、シュレッダーを使用する担当者の大多数が、処理に対する負担を感じており、その影響で重要な文書の処理を後回しにしてしまっていることが浮き彫りになりました。

調査結果の詳細

72%もの担当者がシュレッダー処理に対して負担を感じており、具体的には営業資料や取引先からの文書、そして重要な契約書などの未処理が目立ちます。シュレッダーを使うことで、手動処理の手間や大量に及ぶ文書の処理が難しいと感じる固有の問題が指摘されています。

これに対して、シュレッダーから機密文書回収ボックスに切り替えた企業では、処理にかかる時間の大幅な削減が報告されており、作業効率の向上が期待されています。

回収ボックスの導入メリット

機密文書回収ボックスの導入で得られる具体的なメリットは以下の通りです：

1. 作業時間の短縮: 書類処理が迅速化され、業務効率が向上します。
2. セキュリティ強化: 機密文書が室内に残るリスクが軽減され、情報漏洩の防止につながります。

このことから、シュレッダーを使用している企業は、機密文書の管理方法を見直し、情報漏洩リスクを減らすために回収ボックスの導入を検討することが重要です。