弁護士事務所の効率化、AIが実現した通話業務の革新

法律事務所において求められる正確なヒアリングと迅速な情報入力。そのニーズに応えるために、大分県の「大分みんなの法律事務所」は、株式会社アセンドが提供する通話録音・AI文字起こしサービス『RecACE plus』を導入しました。この一手によって、業務の効率化が図られるとともに、クオリティアップも実現しています。

取り組みの背景と課題

大分みんなの法律事務所では、多数の依頼人から寄せられる相談を電話で受ける中で、いくつかの課題が存在しました。まず、電話が鳴るたびに新たな受電があってしまい、過去の通話内容の記憶やメモに依存せざるを得ないという状況が起きていました。このような中で、次のような課題が浮き彫りになりました。

- 記憶に依存した振り返りの難しさ: 通話内容を後で正確に確認できないため、重要な情報を見逃すリスクがある。
- メモの質のばらつき: 担当者各自が取ったメモの精度には差があり、弁護士と事務局間で情報の食い違いが発生しやすい。
- 作業効率の低下: 新規顧客への丁寧なヒアリングと手作業によるシステム入力に、1件あたり40〜60分もの時間がかかり、他の業務時間に影響を与えていた。

これらの課題を解決するために選定されたのが『RecACE plus』です。

RecACE plusの選定理由

法律事務所の特性上、法律業務に適したツールが求められる中、『RecACE plus』は複数の理由から選ばれました。

1. 既存のインフラを活かせる: 大規模な工事や電話機の変更が不要で、既存の電話番号をそのまま使えるのは顧客への影響を最小限にします。
2. ユーザーに優しい操作性: シンプルな操作でありながら、提供される機能が業務に即しているためスタッフがすぐに使いこなせます。

運用成果の概要

2026年3月に本サービスの運用が始まって以降、弁護士と事務局で約10名が利用してきました。その結果、以下の客観的な成果が確認されています。

- 業務時間の短縮: AIによる要約機能を活用することで、新規ヒアリングからシステム入力までが20〜30分にまで短縮されました。これにより、業務効率が大きく改善されました。
- 応対品質の向上: 通話全体を自動録音することで、後からの確認がしやすくなり、メモの取りこぼしや誤解が軽減されました。
- 情報共有の促進: 応対内容が事務局間で正確に把握できるようになり、認識の齟齬が解消されました。

今後の展望

今後、大分みんなの法律事務所では、要約生成時間のさらなる短縮や法律用語のテキスト化精度の向上、辞書機能の拡充などに期待を寄せています。このように、技術革新を通じて業務の効率化と品質向上を実現させていく考えです。

株式会社アセンドは、今後も電話応対の証跡保全や業務の可視化、正確な情報共有を支援し、業務の高度化を促進していくことでしょう。