企業イベントのデジタル化が進む！WEB招待状の利用実態とは

株式会社ココチエが提供するWEB招待状サービス「ヨブナラ」に関する調査が行われ、その結果が注目を集めています。特に、ビジネス利用におけるWEB招待状の利用実態が明らかになりました。今回のレポートでは、300人以上のイベント参加者が参加するビジネスシーンでの傾向や新たなQR受付の導入について詳しく見ていきます。

調査結果の概要

2025年にヨブナラを利用して作成された招待状データを分析した結果、WEB招待状のビジネス利用が広がっていることがわかりました。特に「創立記念パーティー」が最も多く利用されており、全体の35％を占めています。また、企業イベントの開催時期が秋に集中していることも特徴的です。这は、9月から11月にかけて多くのイベントが行われ、全体の約4割を占めています。

ビジネスイベントの開催実態

WEB招待状の多用途さが示す通り、企業の多くは創立記念パーティーやレセプション、新商品発表会など、ゲストを招待するイベントを盛大に祝う傾向があります。これに続くのはレセプション（18％）で、全体のイベントの約50％を占める二大用途となっています。これらのイベントは、企業のブランドイメージやホスピタリティーに直結する重要な機会です。

また、参加者数については、30人以上のゲストを持つイベントのデータが中心とされ、ゲスト数は30〜100人の規模が全体の61％を占めています。しかし、301人以上も16％を占めるなど、多人数を招待する大規模イベントも増えています。これからの企業イベントでは、より多くのゲストを招待し、より多くの人々とつながることが求められています。

QR受付の導入状況

調査の結果、大規模なイベントではQR受付の導入率が急増していることがわかりました。300人以上のイベントでは、9割以上がQR受付を採用しており、特に人数が多いほどその傾向が強くなっています。このデジタル技術の活用は、参加者が増えるにつれて、受付業務の効率化や来場者データの即時管理が求められるためです。QRコードを利用することで、手間のかかる現場での受付が大幅に簡略化され、参加者にとっても快適な環境が提供されます。

イベント準備のタイミング

興味深いことに、ほとんどの企業は持続可能な計画を持ち、イベント準備は開催の31〜60日前から始まる傾向にあります。準備期間を確保することは、特に「創立記念パーティー」などの重要な行事において大きな役割を果たします。約70％の企業が、61日以上の準備期間を設定しており、計画的な実行が推奨されています。一方で、レセプションパーティーのような短期的なイベントは、1〜60日の準備期間で実施されるケースが多いです。

まとめ

今回の調査から、ビジネスにおけるWEB招待状の利用が広がっている背景が見えてきました。特に創立記念パーティーやレセプションといった重要なイベントにおいて、WEB招待状の利便性が高まり、QR受付が普及しているのが特徴です。今後、企業イベントの質向上と参加者の体験を真剣に考え、WEB招待状を積極的に活用することがますます重要視されるでしょう。ココチエは、このニーズに応えるべく、よりスマートで快適なイベント運営をサポートしていきます。