「WEB招待状ヨブナラ」が解く業務負担の課題とその可能性

効率的なイベント招待の新たな潮流

近年、デジタル化が進む中で、ビジネスイベントの招待業務が未だ手作業やメールに依存している現状があります。株式会社ココチエが実施した「ビジネスイベントにおける招待業務の実態調査」では、この業務が抱えるさまざまな負担が明らかになりました。この調査は、全国の20代から50代の男女195名を対象に行われ、今後の業務改善に向けた重要な示唆を提供しています。

メール招待の普及と負担の実態

調査によると、ビジネスシーンでの招待手法として最も多く使われるのはメールで、全体の27％を占めています。一方、WEB招待状はわずか11％という結果が出ました。このことから、依然としてメール招待が主流である一方で、WEB招待状の普及は遅れていることが明らかです。

特に注目すべきは、メールによる招待が業務効率化の観点で「2倍」以上の負担を強いている点です。出欠確認や宛名確認における手間は、WEB招待状と比較して約2倍、さらにリマインド連絡に至っては約1.5倍の負担がかかることが多くの回答者から指摘されました。この負担は、業務のスムーズな遂行を妨げており、改善のニーズが高まっています。

業務改善のニーズが高まる中で

調査では、メール招待を利用している70%以上の回答者が「業務改善の必要がある」と回答。特に出欠確認、招待客リストの作成、リマインド連絡といった点で、負担が大きいことが浮き彫りになりました。企業における招待業務は、非効率なマンパワーに依存しており、その結果、業務の効率化が急務であることが分かりました。

WEB招待状サービスの有用性

ここで注目されるのが、株式会社ココチエが提供する「WEB招待状ヨブナラ」です。このサービスは、従来の紙の招待状に代わるデジタル化を進め、招待客への案内から出欠管理、受付までを一元化しています。これにより、出欠確認やリマインドなどの手間を大幅に削減し、担当者の負担を軽減することが可能です。

WEB招待状の利用は、業務全体の最適化だけでなく、ゲストにとっても快適な体験を提供します。ペーパーレスで環境にも配慮した形でイベントやパーティーを開催できるため、企業や団体のみならず、個人にとっても大変便利です。

まとめ

株式会社ココチエの調査によれば、ビジネスイベントにおける招待業務は依然として手間がかかっており、効率化の余地が大いにあります。今後、WEB招待状ヨブナラのようなデジタルサービスを活用することで、業務負担を軽減し、招待業務の効率化が実現することが期待されます。デジタル化の波に乗り、より効率的な業務運営を目指す企業が増えることを願っています。