山岩、BtoBプラットフォーム導入で請求書業務を革新！4時間から5分へ

山岩の業務がデジタル化を果たした背景

東京エリアの取引先も注目する株式会社山岩が、大正5年の創業からの業務スタイルを一新しました。山岩は、大阪市中央卸売市場を拠点に、多くの小売業者に青果物を卸しており、取引先はスーパーマーケットや百貨店、果物屋など、多岐にわたります。そのため、請求の発行業務は頻繁に行われていました。

従来、月に数回も締め日が存在し、請求書を200枚以上発行することも少なくありませんでした。特にスーパーマーケットとの取引では、支払いまでの期間が短く、即座に請求書を発行しなければなりませんでした。この業務は手間がかかり、封入や郵送作業には数時間を要していました。

このような課題から、業務の効率化を目指し、山岩は「BtoBプラットフォーム請求書」を導入する決断をしました。システム導入の際にかかるハードルが比較的低く、過去のデータも数年間保存可能である点が、導入の大きな要因となったのです。

デジタル化の成果

導入後、すでに90％以上の取引先が電子請求書に移行しました。これにより、請求書業務にかかる時間も大幅に削減されました。以前は請求書の発行から封入、郵送まで人手で2～3時間を要していましたが、今では1人が請求書データをアップロードし、確認後に送信するだけで済みます。これにかかる時間はわずか5～10分です。

さらに、封筒や紙などの消耗品の購入頻度も減り、人件費も結果的に削減されています。担当者からは「精神的に非常に楽になった」との声も寄せられており、業務の負担軽減を実感しています。これまでは多くの締め日の直前に気を使い、休暇を取りにくい雰囲気がありましたが、それも解消されたとのことです。

新たな業務への集中

デジタル化によって得られた時間は、他の業務に充てられるようになりました。具体的には、大口取引先のWeb入力業務に多くの時間を使えるようになり、効率よく情報更新ができるようになりました。これにより、今まで後回しにされがちだった業務もスムーズに進んでいます。

未来に向けての進展

現在、約90%の取引先が電子請求書に切り替わっており、新規取引先はデジタル化を前提に進めています。この流れが続くことで、対応率はさらに向上していくことでしょう。業界全体がデジタル化に向かう道はまだ長いですが、山岩の取り組みが少しでも他の企業に刺激を与え、デジタル化に向けた一歩を踏み出すきっかけになることを願っています。