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公益社が提供する新たなお別れの会システム

日本の葬儀業界で90年以上の歴史を誇る公益社が、最新のオンライン参会者管理システムを導入しました。このシステムは、企業や団体が主催する「お別れの会」の業務負担を軽減するために開発され、すでに多くの企業から高い評価を得ています。

お別れの会の主催者が直面する課題

突然の「お別れの会」には、企業の総務や秘書担当者が迅速に対応する必要がありますが、従来の運営方法では多くの業務が発生し、負担が大きくなっていました。紙の返信ハガキでの出欠確認や、手作業によるリスト集計、名刺・記帳カードを用いた受付対応など、時間も人手もかかってしまいます。そのような中で、公益社は業務の簡素化を目指し、画期的なシステムを開発しました。

オンライン参会者管理システムの特徴

このシステムには、以下の3つの主な機能があります。

1. クラウド管理によるリアルタイム集計

参会者の出欠情報を即時に共有できるため、重要な報告が求められたときにも迅速に対応可能です。VIPや重要取引先の状況をリアルタイムで通知し、安心して運営できます。

2. QRコード受付で業務負担を削減

招待状に記載されたQRコードをスキャンするだけで受付が完了し、従来の紙のリスト照合が不要に。これにより、集計スタッフの人数を減らすことができ、運営の効率が飛躍的に向上します。

3. オンライン登録による正確な情報管理

専用のサイトを利用することで、出欠確認から来場までをオンラインで完結させることができ、高い回答率も実現しています。従来の紙の方法に比べ、約1.6倍の回答率を達成しています。

期待される効果

『オンライン参会者管理システム』を導入の結果、以下のような効果が見込まれます：

• - 受付業務の効率化：QRコードを活用し、スムーズな受付対応を実現
• - リアルタイムな参会者管理：クラウド上で出欠状況を即時確認可能
• - 重要参会者の把握：VIPや重要人物の参会をリアルタイムで通知
• - 運営コストの削減：返信ハガキや郵送費用、人件費の削減が可能

システムを利用するメリット

公益社は、企業や団体が初めてお別れの会を運営する際も安心して利用できるよう、専用サポートセンターを設置しています。このシステムはPC、タブレット、スマートフォンに対応しており、特別な機材を用意することなく導入できます。プラン料金は550,000円（税込）からで、有償オプションも用意されています。

結論

公益社の『オンライン参会者管理システム』は、業務の負担を軽減し、故人を偲ぶ大切な時間をより意義深いものにするために生まれました。これからの「お別れの会」をよりスムーズに、そして大切に運営するために、このシステムは多くの企業にとっての新たなパートナーとなることでしょう。

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