複数のコミュニケーションツールのわずらわしさを一元管理で解消する方法とは？

業務におけるコミュニケーションツールの課題

リモートワークの普及とともに、社内で使用されるコミュニケーションツールは多様化しています。電話、メール、チャットなど、様々なツールが併用されていますが、それに伴い業務の「わずらわしさ」を感じている方も多いのではないでしょうか。今月Foonz株式会社が実施した調査によると、約6割以上の社員が複数のコミュニケーションツールを使うことにストレスを抱えているという結果が出ました。

複数ツール使用の実態

調査は2025年8月に行われ、対象は社内で複数のコミュニケーションツールを利用している会社員1,004人です。まず、業務で使用しているツールの数を尋ねたところ、最も多かったのが「2個」または「3個」との回答でした。このことから、多くの社員が比較的少数のツールで業務を回していることがわかりますが、一方で「4個以上」を使用しているという回答も存在し、業務内容に応じて使用するツール数が異なることが示されました。

特に、業務で使われている主なコミュニケーションツールは「メール」（95.6%）や「電話」（90.1%）、そして「チャット」（67.6%）と続きます。一方で、「業務用SNS」や「FAX」に関しては多くの人が利用していないことも明らかになりました。

ストレスの原因は何か

6割以上が「わずらわしさ」を感じているとする中、具体的にその理由を調査したところ、最も多かったのが『対応履歴の追跡ができず、抜け漏れが生じる（53.1%）』という回答でした。また、『どこから返信が来るかわからない（35.5%）』という声も多く、複数のツール間での情報の断絶が問題であることが浮き彫りとなりました。

さらに、多くの社員が日常業務において、複数ツールの管理に10分以上から1時間を費やしていることがわかりました。この手間が生産性にどのような影響を与えているのかは、軽視できない問題です。

業務ミスや対応遅延の影響

調査の結果、約半数が「異なるツール間の情報連携が不十分なことで、業務ミスや対応漏れが発生した」と回答しています。さらに、業務対応のスピードが遅くなり、顧客や他部署から不満を受けた経験がある人も約3割いました。これらの結果は、複数のツールを使うことで、業務に悪影響をもたらしていることを示しています。

一元管理の必要性

この調査結果を踏まえ、多くの社員が望んでいるのが「ツール統合型のコミュニケーションシステムの導入」です。約6割の回答者がこの導入を望んでいるとのことで、その理由には『対応漏れ・ミスの防止（53.7%）』や『対応の迅速化（44.9%）』が挙げられました。

どのような改善が期待できるか

一元管理システムの導入により、情報や対応履歴を一元化することで、確認漏れや重複作業の発生を抑えることが期待できます。さらに、業務効率の向上や社員の心理的余裕の獲得にもつながるでしょう。

結論

複数のコミュニケーションツールの使用がもたらす課題は深刻ですが、これを一元管理することで、多くの業務上の問題が解決へと向かう可能性があります。Foonz株式会社が提供する『ソクコム』のようなコミュニケーションツールは、その解決策の一つとなり得るでしょう。今後は、より効率的かつストレスフリーな業務環境の実現に向けて、ツールの統合を進めることが求められます。