リモートワーク時代を支える『クラウドメール室』の導入事例

クラスメソッド株式会社が導入後、業務効率が飛躍的に向上したと話題の『クラウドメール室』。これは、郵便物や配達物をデジタルに管理することで、リモートワークを支える新しいビジネスモデルです。今回は、同社が直面していた課題と、それを解決するための取り組みをご紹介します。

導入の背景

2020年、新型コロナウイルスが全国に広がり、多くの企業がリモートワークへ移行しました。クラスメソッドも例外ではなく、従業員が出社しなければならない郵便物の処理において、多くの課題が発生しました。具体的には、出社制限により必要な業務が滞り、リードタイムが長くなるだけでなく、特定のメンバーに業務負荷が集中するという状況にありました。これまで利用していた私書箱サービスは、固定された転送先に依存していたため、業務の属人化も進んでいました。

導入目的

『クラウドメール室』の導入によって、クラスメソッドが求めていたのは、以下の4つのポイントです。
1. リモート環境下での郵便物対応のスムーズな実施
2. 担当者への業務集中の解消
3. 郵便物管理業務の工数削減
4. 書類のPDF化による事前内容確認の円滑化

これらの目的を達成することで、クラスメソッドは新しい働き方に応じた業務基盤を確立することを目指しました。

導入の成果

1. リードタイムの短縮と業務の属人化解消

『クラウドメール室』がもたらした最も大きな成果は、リードタイムの大幅な短縮です。PDF化された書類を事前に確認できるため、原本の到着を待つことなく業務が進められるようになりました。この結果、営業からの依頼に迅速に対応できるようになり、チーム全体の業務効率が格段に向上しました。

また、転送先を柔軟に指定できることにより、特定メンバーに業務が集中することもなくなりました。これにより、時短勤務者や休暇中のメンバーがいてもチーム内で業務をカバーできるようになり、精神的な安心感も生まれました。

2. 業務工数の削減

郵送物の受け取りから管理、転送依頼までの手間を見直した結果、月あたり約3時間もの工数が削減され、従業員はよりクリエイティブな業務に集中できるようになりました。

3. 利便性とサポートの充実

『クラウドメール室』の導入にあたり、クラスメソッドが高く評価したのは、安定稼働の実績や柔軟な転送先指定、セキュリティ面、PDF化機能、そして充実したサポート体制です。特に導入前の問い合わせに対する迅速なレスポンスが、導入決定の決め手となりました。

まとめ

今回の導入を通じて、クラスメソッド株式会社はリモートワークによる新たな業務スタイルにおいても、効果的に業務をマネジメントできる体制を構築しました。『クラウドメール室』は、ハイブリッドワーク時代を迎える今、企業にとって不可欠なツールとなっています。これからもさらに多様な働き方を支える業務基盤を追求していくことでしょう。

詳しくは、トドケールの公式サイトをご覧ください。