タカハシグループ、業務効率化のため「BtoBプラットフォーム契約書」を導入

北海道を拠点に、カラオケ店などを運営するタカハシグループが、業務のデジタル化に大きく舵を切りました。株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム契約書」を導入し、業務の効率化を推進する具体的な取り組みについて紹介します。

導入の背景

タカハシグループは、アミューズメント、フードサービス、観光、運輸、福祉、建築と多岐にわたる事業を展開しており、多数のアルバイトを雇用しています。その中でも、雇用契約に関する紙の契約業務が全店舗で大きな負担となっていました。特に、契約更新に伴う業務は店長に過度な負担を強いるものであり、スタッフの時給や個人情報を扱う必要があるため、情報漏洩や効率の面でも問題がありました。

導入の決め手

2016年にグループとしてタカハシに合併した際に、すでに同グループ内で「BtoBプラットフォーム契約書」を利用していたことで、会社内での信頼が高まっていました。今回は、他社との比較も行ったものの、グループ内での使用実績が決定的なポイントとなり、導入に至ったとのことです。

業務の改善状況

1. 店長の負担ゼロ

業務をデジタル化することによって、雇用契約に関する店長の負担をゼロに近づけることに成功しました。スタッフ自らがQRコードを利用して、必要な情報を直接登録できる仕組みが整っています。契約の更新時には、メールでの通知が行われるため、契約業務におけるミスや漏れの心配も不要です。

2. 作業時間の大幅短縮

全店舗の契約更新書類の送付をわずか1日で完了させることができ、特に繁忙期である4月や10月の業務負担が、なんと10分の1に削減されました。これにより、重要書類の保管が不要になり、リスク管理の観点からも良好な結果をもたらしています。

将来の展望

タカハシグループは今後、さらなる業務効率化を目指し、従業員の名簿や保証人情報の入力をスマートフォンから行える仕組みを構築する予定です。「BtoBプラットフォーム契約書」の成功を背景に、業務量の軽減を図り、より多くの時間を接客業務や顧客サービスに充てる方針です。「お客様第一主義」を実践し、さらなる成長へとつなげる意欲が見えてきます。

このように、タカハシグループはデジタルを活用して、複雑な業務フローをシンプルに見せかけ、効率的に運営していく姿勢を示しています。今後の展開に注目が集まる中で、企業の成長とともに、その取り組みが周囲にも良い影響を与えることを期待しています。