ウィルオブ・ワークが新たに導入した申請支援プラットフォーム「RakuVisa」の全貌

東京都新宿区に本社を置くウィルオブ・ワークは、新たに導入した在留資格申請支援プラットフォーム「RakuVisa」を通じて、業務の効率化とコンプライアンスの強化を目指しています。ウィルオブ・ワークは、多岐にわたる人材サービスを提供している企業であり、その中でも外国人就労支援事業に力を入れています。今回の「RakuVisa」導入に際し、同社のグローバルマネジメントサービス事業部の横田部長と相原氏に、導入の背景や実際の運用についてお話を伺いました。

背景と導入の狙い

ウィルオブ・ワークが「RakuVisa」を導入した大きな理由の一つは、近日行われる行政書士法改正への対応です。これまでも多くの外国人材を支援してきた同社にとって、この改正は業務運営において避けて通れない課題です。そこで、現行のフローを見直し、顧問弁護士との相談を行いながら、より明確な役割分担を設けた運営へと移行する必要があったのです。

横田氏は、「効率化だけを目的とするのではなく、コンプライアンスを重視しました。誰がいつ、どのように情報を確認したのかが記録されることで、透明性を持った運営が可能になります」と語ります。海外人材支援の業務には、外国人本人や雇用企業、登録支援機関、行政書士など多くの関係者が関与するため、業務の流れを常に記録し、後から遡ることができるシステムが求められていました。

RakuVisaの導入決定の要因

多くのシステムが存在する中で「RakuVisa」が選ばれた大きな要因は、申請に関わる履歴をしっかりと記録できる点です。システムの導入によって、責任の所在を明確にし、情報の確認作業をスムーズに行うことができるため、担当者たちは自信をもって導入を進められました。特に、自社の既存システムとのデータ連携が可能であったことは、導入を現実のものとする要因となりました。ウィルオブ・ワークでは、自力でシステムを構築することも考えていましたが、「RakuVisa」の柔軟なデータ連携に助けられたと担当者は振り返ります。

社内決裁のスムーズな進行

ウィルオブ・ワークの社内決裁もスムーズに進みました。コンプライアンス体制を確固たるものにすることが重視され、導入にあたり、迅速に運用を進められるかがポイントでした。改正に準拠した運用を導入することで、今後の説明責任を果たす体制を整えることも視野に入れています。

現場の浸透とマニュアル化

全国に拠点を持つウィルオブ・ワークでは、システム導入だけでは完結せず、業務フローの整理と実際の運用も重要です。業務が変化する中で、各拠点のスタッフが一貫した基準で動けるよう、事前に画面確認や操作手順を徹底しました。現場でも従来の業務フローから変更があったため、最初は戸惑いもありましたが、適切な支援とマニュアル提供を通じて徐々に運用が定着しています。

トラブル回避と記録の重要性

また、担当者が強調したのは記録を残すことの重要性です。トラブルが生じた際、誰が何を確認したのかを明確に説明できることは、企業としての信頼性を高める要因となります。記録が残るおかげで、確認プロセスの透明性が向上し、信頼できる業務運営が行える環境が整います。

まとめと今後の展望

ウィルオブ・ワークの「RakuVisa」導入は、単に業務を効率化するためのものではなく、正しく運用を進め、記録を残すことによって安心感を高めようとする挑戦です。これからも「RakuVisa」を活用しながら、より良い就労支援の体制を作り上げていくことでしょう。同社の取り組みは、今後の行政書士法改正に伴う登録支援機関の運用体制の一例として、多くの他社にとっても示唆を与えるものとなるに違いありません。