UPSIDERが取り入れたクラウドメール室に見る新時代の郵便物管理革命

UPSIDERが取り入れたクラウドメール室

概要

株式会社UPSIDERは、ハイブリッドワークスタイルを採用し、従来の郵便物管理サービスに限界を感じていました。郵便物の管理における問題を解決するため、株式会社トドケールが提供する『クラウドメール室』を導入しました。この取り組みの背景や実際の効果について詳しく解説します。

UPSIDERの挑戦

UPSIDERは「挑戦者を支える世界的な金融プラットフォームを創る」というミッションのもと、法人カードやビジネス後払いサービスを提供しています。ハイブリッドワークを続ける中で、郵便物の管理に関する問題が浮き彫りになりました。具体的には、郵便物の転送にかかる時間や、紙での管理による業務負担の増加が挙げられます。

課題の詳述

1. 郵便物転送の遅延
従来の郵便物管理サービスでは、回収から受け取りまでに最大2週間もかかるケースがあり、業務の遅延を引き起こしていました。

2. PDF化のハードル
郵便物をPDF化するには追加料金が必要であったため、気軽に依頼できず、出社時にメンバーが確認する必要がありました。

このような様々な課題を解決するために、UPSIDERは『クラウドメール室』を導入することに決めました。

『クラウドメール室』の導入

クラウドメール室の導入により、以下のような効果が得られました。

1. 回収リードタイムの短縮
以前は1〜2週間かかっていた郵便物の転送期間が、最短4日から最大1週間に短縮されました。これによって、必要な書類への対応が迅速になり、営業チームとのやり取りも円滑になりました。

2. PDF化のコスト削減
郵便物のPDF化がプラン料金内で対応可能となり、リモートワーク中でも即座に内容を確認できるようになりました。これにより、出社する必要がなくなり、業務負担が軽減されました。

3. セキュリティの強化
機密情報を扱う際の閲覧権限管理が容易になり、追加コストなしで柔軟なオペレーションが実現しました。これによって、さまざまなオペレーションの検討が可能になり、郵便物管理の最適化が進みました。