企業の退職・異動時におけるデータ管理の重要性と実態調査

企業の退職・異動時におけるデータ管理の重要性と実態

株式会社創朋が実施した調査によると、企業の人事異動や退職時におけるデータ管理がいかに重要であるか、またその実態が浮かび上がりました。近年、情報管理の重要性はますます高まっており、特に退職者や異動者が扱っていた業務データや端末の適切な処理は、企業にとって避けられない課題といえます。調査結果からは、多くの企業でこの課題に対する意識は高いものの、実際には不十分な対応が目立つことが読み取れるのです。

調査の概要

この調査は、2025年2月4日から2月7日にかけて実施され、332名の情報システム管理者およびIT担当者を対象としました。主な内容としては、退職・異動時のデータ管理や削除に関する明確なルールやガイドラインの有無、情報漏洩リスクについてなど、多岐にわたります。

重要性を感じる企業が多数

調査に参加した企業の情報システム管理者やIT担当者の約90%以上は、近年の情報管理の重要性が増していると回答しています。特に51.5%は「非常にそう感じる」としています。この結果は、現在のデジタル化社会において、情報漏洩やデータ管理の失態が重大な問題であるという意識が強いことを示しています。

異動時のリスク認識

さらに、調査対象者の約95%が、退職や異動時の業務データや端末の適切な管理がされなければ情報漏洩リスクが存在するという必要性を認識しています。実際、過去に2割の企業が退職・異動時のデータ削除の不備から情報漏洩やセキュリティ事故を経験しています。

ルールとガイドラインの実施状況

興味深いことに、約67%の企業は退職・異動時のデータ管理や削除において明確なルールやガイドラインを設けていますが、32%の企業はそれを欠いています。この差が、中小企業や新興企業における情報管理の質に差を生んでいる可能性があります。特に、ガイドラインがない企業は「フォーマット（初期化）」をデータ削除方法として選ぶ傾向が強いことが判明。

データ削除方法の現状

調査によると、退職時に使用されるデータ削除方法の多くは「フォーマット（初期化）」が最多で、専門のデータ消去装置を使用している企業は少数派です。これにより、「フォーマット」だけでは市販されている復元ソフトウェアによる再データ復元の危険性が残ると言えます。

事業者のサポート

株式会社創朋では、こうした企業のデータ管理への対応を強化するために、HDDやSSDの物理的破壊装置やデータ消去装置のレンタルサービスを行っています。退職者のデータを安全に扱うためにも、適切な設備の導入が不可欠です。

まとめ

今回の調査によって、企業の情報システム管理者やIT担当者の多くが情報管理の重要性を実感していることが示されました。しかし、実際の対応にはバラツキが見られ、明確なルールや適切なデータ削除方法を持たない企業が多く残っていることも分かりました。今後、多くの企業がこの点を見直し、より安全で効率的なデータ管理体制を構築していくことが求められます。