契約書管理の未導入企業に見るペーパーレス化の課題とその解決策

近年、多くの企業が業務の効率化を図る中で、契約書のペーパーレス化が求められています。しかし、株式会社日本パープルが実施した調査によれば、契約書管理システムを未導入の企業の約88%がその課題を抱えていることが明らかです。ここでは、未導入企業の問題点と、効果的にペーパーレス化を進める方法について考察していきます。

調査の概要と結果

調査は、契約書管理システムを未導入企業と導入企業のそれぞれ300名に対して行われました。結果として、未導入企業の41%が契約書の更新忘れや紛失、使用するバージョンを間違えるといったトラブルを経験していることが分かりました。このような問題は、紙ベースで契約書を管理する際の注意が行き届かないことが要因として挙げられます。また、保管場所を確保したり契約書を探す時間がかかることも、見えないコストとして企業に負担を強いているのです。

ペーパーレス化の重要性

ペーパーレス化は、単なるトレンドではなく、効率的な業務運営には不可欠です。特に、労働人口の減少が続く中で、業務の効率化は企業にとって経営課題となります。紙の契約書を管理していると、以下のようなリスクが常に存在します。

- 契約書の紛失
- 更新漏れによる契約失効
- 必要な契約書を探すための時間ロス

これらのリスクは、企業の信頼性を低下させる要因にもなり得ます。

契約書管理システム『ConPass』の導入効果

これらの課題を解決するための手段として、契約書管理システムの導入が急務です。特に注目されるのが、株式会社日本パープルが提供する『ConPass』というサービスです。

『ConPass』は、電子契約書に加え、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理できるため、誰もが必要な時に速やかにアクセス可能です。従来の紙ベース管理の煩わしさから解放され、契約管理が高度に効率化されるメリットがあります。また、スキャニングや原本管理といった業務はすべてアウトソース可能なので、自社内での管理工数をほぼゼロにすることができます。

特に、契約データベースを構築することで、契約書の更新タイミングを自動で管理し、誤って古いバージョンを使用するリスクを回避できます。これにより、業務のスピードと精度が大幅に向上することでしょう。

まとめ

契約書管理システムの未導入企業が多数を占める現状は、ペーパーレス化の進展をかえって妨げています。業務の効率化を図るためには、しっかりとした契約書管理を行うことが不可欠です。『ConPass』などのサービスを活用することで、企業は新しい時代の業務スタイルへ進む準備が整うでしょう。

今後、企業が成長し続けるためには、業務のデジタル化と効率化が鍵となります。契約書管理の効率化を図ることで、真のペーパーレス化を目指し、より良いビジネス環境を築いていくことが求められています。