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企業でのAI導入がもたらす効率化の可能性

大手建設企業がMicrosoft 365 Copilotを導入し、業務の効率を大幅に改善した実績が話題を呼んでいます。本記事では、その詳細なプロセスと得られた成果、さらに他企業への応用可能性について解説します。

1. AI活用の背景

Microsoft 365 Copilotは、Word、Excel、Outlook、Teamsなど、普段使っているMicrosoftの環境で使える生成AIです。導入の障壁が少なく、企業は手軽にAIを取り入れられるのが魅力ですが、実際には「ライセンスを配ったものの使い切れていない」という声が多数寄せられます。この状況の解決策となるのが、業務の棚卸しと特定の業務へのAI適用です。

2. 業務の棚卸しとAI適用

Irwin&co株式会社は、大手建設企業の総務部に対し、常駐型で業務をチェックし、122の業務の中から効率化が見込める23業務に絞り込みました。特に注目されたのは、捺印請求の確認業務です。このプロセスでは、AIがPDFを自動判定し、手作業での目視確認を必要としなくなりました。

3. 成果と効率化の具体例

捺印請求業務では、年間600時間を要していた確認作業が、AI導入後には155〜220時間の削減が実現できました。これにより、業務の承認フローは変更せずに、作業負荷だけを軽減するという想定外の効果を得ることができました。

このように、単に新しいシステムを導入するのではなく、現場の業務手順を詳細に理解し、最適な工程をAIに委任することで、実際の作業時間が明確に削減されるのです。企業は、どの業務をどのようにAIに任せることができるのかを具体的に理解し、それを実行する支援が求められています。

4. ステップバイステップでの導入

Irwin&coは、業務の洗い出しから始まり、頻度と年間業務時間に基づきインパクトの大きな業務を選定しました。そして、各業務を1工程ごとに分解し、AI適用の可能性を探ることに成功しました。この細かなアプローチが、成功の鍵となります。

また、実演形式を採用し、実際の業務データを用いて使い方を示すことで、担当者自身が再現できる形での教育を行いました。これにより、ライセンス配布後の定着率も高まります。

5. 提供する価値

AI活用の支援を通じ、Irwin&coは以下の価値を企業に提供します。

• - 新規システム導入不要：Microsoft 365環境内でそのまま運用可能です。
• - 具体的な工程を特定：業務の選別から適用まで、精密に計画します。
• - 現行の承認フローを維持：既存プロセスを壊さずに改善が図れます。
• - 時間で評価可能な成果：導入後の時間削減を具体的な数字で示すことができます。
• - 常駐型の伴走支援：業務に即した形で、実演を交えたサポートを行います。

このような手法を通じ、企業の業務を効率化し、AIを効果的に活用する道筋を示す必要があります。AIの導入は決して難しいものではないこと、実務と業務改善の両立が可能であることを、多くの企業に伝えたいですね。

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