富士山羽衣マリーナがinvoxを導入し請求書業務を効率化

富士山羽衣マリーナがinvoxを導入

富士山羽衣マリーナ株式会社が株式会社invoxの「invox発行請求書」を導入しました。このシステムによって、請求書の郵送やFAX送信の手作業が不要となり、限られた人員でも業務の効率化を実現しました。

手作業からの解放

毎月約40件もの請求書を手作業で処理していた同社では、請求書作成において利用料や船底のメンテナンス費用など、内容が異なるケースが多く、利用者も個人から法人、さらには行政機関まで多岐にわたっていました。このため、送付方法も多様で、郵送、メール、FAXと柔軟な対応が求められていたのです。

これまで、請求書はExcelで作成され、全ての工程が手作業で行われていました。このため、ミスが生じやすく、また過去の請求書を探すにも時間がかかり、業務が煩雑でした。そこで、業務効率化のために請求書発行システムの導入を検討しました。

コストと柔軟性が決め手

システム選定において重視した点は、まずはコストでした。少人数で運営する企業であるため、システムにかける費用には限りがあります。また、請求書のレイアウトの柔軟性も重要視され、長年の顧客に混乱を招かないよう、従来のデザインを維持することが求められていました。

業務の大幅な負担軽減

invoxを導入した結果、請求書を送付する際の業務が大幅に軽減されました。以前は二名のスタッフが半日をかけていた郵送やFAXの確認作業が不要になり、さらに過去の請求書もスムーズに検索できるようになりました。カスタムレイアウト機能によって、請求書の見た目を変更せずに業務を進められたため、顧客からの問い合わせもゼロに。これにより、従業員の負担が大幅に減少しました。

情報共有の効率化

また、経理業務をアウトソーシングしている会社との情報共有もスムーズになりました。invoxを通じて、請求書の送付状況や未入金の際に即座に確認ができる環境が整ったことで、かつてのような情報の漏れもなくなりました。

コストパフォーマンスに満足

コスト軽減に関しても、invoxの担当者が最適な導入方法を一緒に考えてくれたことで、大きな満足を得ています。数社のシステムを比較した結果、invoxの機能とコストパフォーマンスの高さを実感しました。補助金の活用についてのアドバイスもあり、コスト負担の軽減に貢献しています。担当者のサポートが、自身の営業担当者とは異なり信頼感を持てたことも成功の要因の一つです。

未来に向けての展望

現在、請求書のメール送付は全体の2割程度にとどまっているため、今後は郵送の割合を減少させることを目指しています。しかし、個人顧客が多いことから、各自の事情に配慮する必要があります。さらに、invoxを利用して見積書の作成も視野に入れており、社内の業務の電子化やシステム化に向けた取り組みも続けていく予定です。